Escrow – osa yrityksen riskienhallintaa

Yritystoiminta on yhä riippuvaisempaa tietotekniikan toimivuudesta. Oletko selvittänyt mitä tehdä, jos yrityksen kriittisten tietokoneohjelmien toimittaja menee konkurssiin tai lopettaa tietyn tuotteen ylläpidon?

Kauppakamarin escrow-palveluun on mahdollista tallettaa yrityksen toiminnan kannalta tärkeiden tietokoneohjelmien lähdekoodit ja muutakin asiakirja-aineistoa. Ainoastaan lähdekoodeilla voidaan ylläpitää ja kehittää yrityksen tietokoneohjelmia.

Puolueeton escrow-agentti - kauppakamari - ottaa talletusmateriaalin turvalliseen säilytykseen ja vapauttaa sen escrow-sopimuksessa sovittavilla ehdoilla ongelmatilanteessa. Vain ulkopuolinen agentti mahdollistaa sen, että talletusmateriaali voidaan saada yrityksen käyttöön myös kiistatilanteessa. Yrityksen johdon ja it-riskeistä vastaavien tulisi harkita escrown käyttöä jokaisen tärkeän tietokoneohjelman toimituksen yhteydessä.

Escrow otetaan käyttöön sopimuksella. Seuraavilta sivuilta löydät valmiit mallisopimukset, toimintaohjeet ja hinnastot. Huomaa, että escrowta voidaan käyttää myös asiakirja-aineiston (esim. reseptit, valmistusohjeet) säilytykseen ja myös tekijänoikeuden varmistamiseen.

Escrow-sopimuksen tekeminen

Ohjelmistotalon ja asiakkaan on syytä ensin neuvotella mallisopimuksen pohjalta yhteinen näkemys escrow-sopimukseksi ja sen jälkeen hyväksyttää sopimus kauppakamarilla. Kun kaikki kolme osapuolta ovat allekirjoittaneet sopimuksen, voidaan lähdekoodi tallettaa kauppakamariin. Kauppakamari käyttää talletuksen säilytyspaikkana pankin turvaholvia. 

Toimi näin:

1. Sovi mahdollisista tapauskohtaisista muutoksista mallisopimukseen ohjelmistotoimittajan ja sen asiakkaan välillä ja merkitse ne mallisopimukseen.

2. Lähetä sopimusehdotus sähköpostilla:
reetta.riihimaki(at)chamber.fi tai kati.mattinen(at)chamber.fi

3. Kauppakamarin hyväksyttyä sopimuksen voivat ohjelmistotoimittaja ja asiakas allekirjoittaa sopimuksen kolmena kappaleena ja lähettää sen kauppakamariin.

4. Kauppakamari toimittaa osapuolille kummallekin yhden allekirjoitetun sopimuskappaleen. Talletus voidaan toimittaa säilytykseen tämän jälkeen tai yksittäistapauksissa kauppakamarin edustajan kanssa sopien myös aikaisemmin.

Talletusohjeet

5. Ohjelmistotoimittajan tulee toimittaa sopimuksessa sovittu talletusmateriaali kauppakamarille 14 päivän kuluessa sopimuksen voimaantulosta (allekirjoittamisesta).

Talletusmateriaali toimitetaan postitse tai lähettiä käyttäen osoitteeseen:

Helsingin seudun kauppakamari
Escrow-palvelu
Kalevankatu 12
00100 Helsinki

6. Materiaali tulee toimittaa sinetöidyssä pakkauksessa ja sen tulee sisältää sovittu aineisto tallennettuna CD-levylle, disketille, magneettinauhalle tai muulle koneellisesti luettavalle talletusvälineelle. Ellei toisin sovita ei pakkauksen koko saa ylittää mittoja 35 cm x 30 cm x 10 cm.

7. Kauppakamarille toimitettavaan materiaaliin on liitettävä kirjallinen ilmoitus, josta ilmenee

  •  sopimuksen osapuolet
  •  sopimuksen solmimispäivä
  •  säilytettäväksi luovuttamispäivä ja
  •  säilytettäväksi luovutettavan materiaalin yksilöinti.

Säilytyspakkaukseen on lisäksi merkittävä osapuolten nimet ja pakkauspäivämäärä.

8. Kauppakamari lähettää sopimusosapuolille ilmoituksen materiaalin vastaanottamisesta seitsemän (7) päivän kuluessa materiaalin saapumisesta kauppakamariin.  

Päivitysmateriaali

9. Mikäli ohjelmistotoimittaja toimittaa asiakkaalleen muutetun tai päivitetyn version ohjelmistoa, tulee muutoksen sisältävä materiaali toimittaa kauppakamarille 30 päivän kuluessa muutoksen toimittamisesta asiakkaalle.