Korona opetti ketteräksi

S-ryhmällä on ollut jo pitkään keskeiset uhkakuvat kattava ja jatkuvasti päivitettävä varautumissuunnitelma, mutta koronapandemian kaltaisessa kriisissä moni asia meni uusiksi.

SOK:n riskienhallinnan päällikkö Mikko Koskinen sanoo, että joidenkin tuotteiden kysynnän raju kasvu oli hankinnasta vastaaville kova ponnistus. Myös verkkokauppa joutui nopeasti reagoimaan raketin lailla ylöspäin lähteneeseen kysyntään. Koskinen kiittelee henkilöstön asennetta.

– Porukka lähti innolla tekemään kehitystyötä ketterällä mallilla, kun piti nopealla aikataululla keksiä uusia toimintatapoja, joilla esimerkiksi vastataan kasvaneeseen kysyntään.

Koskisen mukaan esimerkiksi verkkokaupan ja it-alan osaajat tekivät uudella tavalla yhdessä töitä, jotta kokeilukäytössä olleita verkkokaupan ratkaisuja saatiin vauhdilla käytäntöön. Myös tuotteiden kotiinkuljetuksia alettiin järjestää taksi- ja muiden kuljetusyhtiöiden kanssa.

Oma lukunsa olivat järjestelyt, joita myymälöissä tehtiin pikavauhtia asiakkaiden ja henkilökunnan suojaamiseksi tartunnoilta. Kassojen suojapleksit, turvaväleistä muistuttavat lattiateipit ja sisäänkäynnin käsidesit ovat tulleet kaikille kaupassa kävijöille tutuiksi viime kuukausien aikana.

Kriisijohtamiseen pikavauhtia uusi malli

Pandemian leviämisen ja rajoitustoimien myötä S-ryhmässä käynnistettiin maaliskuun puolivälissä tehostetut kriisinjohtamistoimet.

– Kriisijohtamiseen luotiin pikavauhtia uusi malli. Muodostimme kolmesta johtoryhmän jäsenestä ja kolmesta asiantuntijasta koostuvan ydinryhmän, jolla oli valmius tehdä nopeasti tarvittavia päätöksiä ja linjauksia.
Kriisin alkuvaiheessa ryhmä kokoontui seitsemänä ja tilanteen rauhoittuessa viitenä päivänä viikossa.

Aamulla koronatilanteesta muodostettiin ajantasainen tilannekuva. Puolilta päivin asiantuntijat pitivät palaverin, jossa valmisteltiin tulevaa. Iltapäivällä koko ydinryhmä piti tiiviin kokouksen ja teki tarvittavat päätökset.
– Tämän jälkeen asiat käytiin läpi liiketoimintojen vetäjien kanssa ja jalkautettiin organisaatioon.

Kattava tilannekuva kaikki kaikessa

Koskisen mielestä keskeinen opetus on, että yrityksellä on oltava jatkuvasti ajan tasalla oleva tilannekuva kriisin kehityksestä.

Jatkossa osaamme olla entistä paremmin hereillä, mitä ympärillä tapahtuu.

Viranomaisten ja hallituksen tiedonantojen ohella oli tärkeää seurata asiakkaiden reaktioita. Tietoa saatiin eri puolilta ketjua ja alueellisista osuuskaupoista saaduista sisäisistä raporteista.

– Myös median ja sosiaalisen median seurantaa tehostettiin, jotta myös sitä kautta saatiin tietoa asiakaspalautteesta.
S-ryhmä on myös mukana Päivittäistavarakauppa ry:n ja Huoltovarmuuskeskuksen kauppa- ja jakelupoolissa, jonka tehtävänä on seurata ja kehittää toimialan huoltovarmuutta.

Koskisen mielestä myös kansainvälisen tilanteen kehitys kaupan alalla oli tärkeää. Seurannan alla olivat etenkin ne maat, joissa pandemiatilanne paheni Suomea nopeammin. Tietoa saatiin muun muassa analyysitoimistojen tuottamista raporteista.

– Peilasimme koko ajan muiden kokemuksia ja tehtyjä ratkaisuja omiin päätöksiimme. Onneksi yhtä rankkoihin rajoitustoimiin ei Suomessa tarvinnut ryhtyä kuin joissakin muissa maissa.

Henkilöstön jaksamisesta huolehdittava

Toiseksi opetukseksi Koskinen nostaa hygienian korostumisen. Elintarvikkeita käsittelevässä kaupassa ja logistiikassa se on ollut aina tärkeää, mutta nyt hygieniaan liittyviä asioita pidetään entistä näkyvämmin esillä esimerkiksi kaupoissa.

Koronan kolmas opetus on Koskisen mielestä henkilökunnan jaksamisesta ja motivaatiosta huolehtiminen.

– Olemme esimerkiksi pyrkineet korostamaan, kuinka tärkeässä roolissa etulinjassa olleet kaupan työntekijät olivat etenkin koronatilanteen alkuvaiheessa. Toivottavasti myös huoltovarmuuden ja kotimaisen tuotannon merkitys ruokahuollon varmistamisessa ymmärretään entistä paremmin.

Nyt on tilaisuus saada uutta henkilöstä, jota ei aiemmin ollut mahdollista saada.

S-ryhmässä syksyyn on valmistauduttu niin, että myös koronan mahdolliseen toiseen aaltoon ollaan valmiina. Rauhallisempien kesäviikkojen aikana esimerkiksi suojavarusteiden saatavuus on parantunut ja niitä on hankittu varastoon.

– Toivotaan, että tilanne pysyy hallinnassa. Toisaalta olemme myös hyvin varautuneet tilanteen pahenemiseen.

Kaikkiin häiriötiloihin varauduttava

Henkilöstöpalveluyritys Barona IT:n seniorikonsultti Arja Martikainen on pitänyt viime kuukausina poikkeuksellisen tiivistä yhteyttä asiakkaisiin ja keskustellut koronakriisin vaikutuksista työvoiman tarpeeseen.

It-alan rekrytointiin ja resursointiin keskittynyt yritys työllistää vuosittain yli 1000 ammattilaista teknisen tuen, ohjelmistokehityksen sekä projektihallinnan tehtäviin.

Martikaisen mielestä koronapandemian keskeinen opetus on, että yritysten on varauduttava myös ennalta täysin arvaamattomiin häiriötiloihin.

– Kriisejä tulee jatkossakin ja niiden kanssa on vain elettävä. Koronakriisi myös vauhdittaa pinnan alla olevia muutoksia. Vanhaa liiketoimintaa kuolee, mutta uutta tulee tilalle.

Martikaisen mukaan koronan vaikutukset asiakasyrityksissä ovat olleet vaihtelevia. Joissakin yrityksissä se on hyydyttänyt toimintaa, mutta toisissa on otettu samaan aikaan rohkeita hyppyjä.

– Nyt on tilaisuus saada uutta henkilöstöä, jota ei aiemmin ollut mahdollista saada.
Martikainen viittaa koronakriisiä edeltävään aikaan, jolloin It-alan työmarkkinat olivat ylikuumenneet. Se nosti palkkatarjouksia ja lisäsi työpaikkojen vaihtoa.

It-alalla ei nähtävissä notkahdusta

Martikaisen mukaan epävarmassa tilanteessa monet it-alan yritykset ovat hankkineet juuri nyt tarvittavaa osaamista kumppaneiden kautta sen sijaan, että olisivat tekijöitä itse rekrytoineet.

Työvoiman kokonaistarpeeseen korona-ajalla on kuitenkin ollut varsin vähän vaikutuksia.
– Notkahdusta ei ole näkynyt. Henkilöstöä tarvitaan, ja uusia työntekijöitä on palkattu suorahakujenkin kautta yllättävänkin hyvin.

Martikaisen mukaan myös Barona IT:n Espanjassa ja Puolassa sijaitsevat palvelukeskukset ovat saaneet uusia asiakkuuksia. Tämä johtuu ennen muuta siitä, että teknisen tuen ja esimerkiksi verkkokaupan asiakaspalvelun tarve on korona-aikana kasvanut.

– Myös palvelujen tarjoamisen ajat ovat laajentuneet etätyötaikana. Jotkut yritykset myös hajauttavat riskiä eri maantieteellisille alueille.

Eritysalojen osaajista kova kysyntä

Koronan vaikutukset työvoiman tarpeeseen ovat jakautuneet alalla epätasaisesti. Monissa it-alan palveluyhtiöissä töiden vähentyminen on johtanut lomautuksiin, mutta esimerkiksi verkkokaupparatkaisuja ja erilaisia sovelluksia kansainvälisille markkinoille kehittävistä asiantuntijoista on kova kysyntä.

– Koneoppimisen ja tekoälyn osaajista on nyt kova kysyntä. Myös valtavan kasvuloikan ottaneeseen verkkokauppaan tarvitaan lisää sovellusten kehittäjiä. Teknistä tukea antavissa yrityksissäkin on palkattu lisää työvoimaa, kun ihmiset ovat siirtyneet tekemään töitä etäyhteyksien kautta, Martikainen luettelee.

Kasvualoihin hän laskee myös pelialan, jossa pelinkehittäjien kysyntä on koronan myötä kiihtynyt. Alaa edustavan Neogamesin mukaan suomalaisiin pelistudioihin avautuu seuraavan 12 kuukauden aikana jopa 350 uutta työpaikkaa, joista puolet on täytettävä ulkomaisilla rekrytoinneilla kotimaisten osaajien puutteen vuoksi. Pelialan 3200 työntekijästä lähes kolmasosa on ulkomaalaisia.

Rajojen sulkeutuminen vaikeutti rekrytointeja

Korona-ajan suurimpia haasteita ovat olleet Martikaisen mukaan matkustusrajoitukset ja valtioiden rajojen sulkeminen. Lisäksi epävarma aika jarruttaa erilaisia investointeja.

It-alan rekrytointimarkkinat ovat sananmukaisesti globaalit. Osaajia saadaan Suomeen muun muassa itäisestä Euroopasta sekä Filippiinien, Kiinan ja Intian kaltaisista Aasian maista, mutta rekrytointeja tehdään myös Latinalaisesta Amerikasta.

– Äskettäin kollegani kertoi rekrytoinnista Turkista. Asiakas halusi hänet Ouluun, mutta koronasta johtuvien rajoitusten vuoksi hän jäi toistaiseksi kotimaahansa.

Jos Suomeen tulo ei ole ollut mahdollista, monet suomalaisyritysten rekrytoimista ulkomaalaisista ovat aloittaneet työt etänä.

– Erään asiakkaan kanssa sovimme, että juuri ennen koronakriisiä rekrytoidut työntekijät aloittavat työnteon kotimaassaan. He tulevat myöhemmin Suomeen, kun tilanne helpottuu.

Martikaisen mukaan it-alalla työvoiman saatavuutta voi vaikeuttaa myös kansainvälisen opiskelijavaihdon hyytyminen koronarajoitusten vuoksi.

Nyt moni hakija joutuu odottamaan tapaamisaikoja tai työlupaa puolikin vuotta, se on kestämätöntä.

– It-alan yritykset ovat saaneet korkeakouluista junioritason työntekijöitä kesäksi ja harjoittelujaksojen ajaksi. Tulevana vuonna heitä ei ole Suomessa saatavilla entiseen tapaan.

It-alalla yritys voi teettää työtä missä päin maailmaa tahansa. Martikaisen mukaan moni teknoyritys suosii kuitenkin samassa paikassa työskenteleviä tiimejä, sillä kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus on tärkeää esimerkiksi uutta kehitettäessä.

Konsulaattien kiinnimeno hankaloitti asiointia

Videopuhelujen kautta tapahtuvia työhaastatteluja kansainvälisellä toimialalla on tehty jo pitkään. Vaativissa asiantuntijatehtävissä viimeinen haastattelu ennen työsopimuksen allekirjoitusta on kuitenkin tehty usein kasvokkain Suomessa.

– Matkustusrajoitusten vuoksi tapaamisia on ollut vaikea järjestää.
Loppukesällä rajojen avaaminen joihinkin maihin antoi muutamille rekrytoinneille mahdollisuuden päästä maahan, mutta elokuun loppupuolella kiristyneet määräykset ovat taas vaikeuttaneet tilannetta.

Myös monessa maassa Suomea vaikeampi tautitilanne hankaloittaa rekrytointiin liittyvien asioiden hoitamista. Useassa maassa asiointi Suomen edustustoissa ei ole ollut mahdollista pandemian aikana.
– Esimerkiksi Filippiineillä Suomen konsulaatti on ollut kiinni. It-alan ohella sieltä on rekrytoitu esimerkiksi kokkeja ja terveydenhoitoalan ammattilaisia.

Ylipitkistä lupaprosesseista paljon haittaa

Normaaliaikanakin EU- ja ETA-alueen ulkopuolisten työntekijöiden rekrytointi on usein hidasta ja vaikeaa. Martikaisen mukaan yksi suurimmista pullonkauloista ovat suomalaisten viranomaisten hitaat lupakäytännöt.
Hän toivoo, että työnteon perusteella myönnettävien oleskelulupien lupaprosesseja sujuvoitettaisiin huomattavasti varsinkin erityisasiantuntijoiden kohdalla. Hänen mielestään käsittelyajoissa olisi pidettävä kiinni annetusta palvelulupauksesta, jonka mukaan päätöksentekoon saa mennä korkeintaan kuukausi.

– Nyt moni hakija joutuu odottamaan tapaamisaikoja tai työlupaa puolikin vuotta. Se on kestämätöntä.
Martikaisen mukaan vaikean tilanteen vuoksi suomalaiset It-alan yritykset joutuvat tutkimaan myös erilaisia offshore-vaihtoehtoja. Niissä työtä voitaisiin teettää ulkomailla, jos työntekijöitä ei saada Suomeen lupa-asioiden takkuamisen vuoksi.

– Se olisi harmillista, sillä silloin lopulta osaaminen ja verotulot jäisivät Suomeen tulematta.