Hyvässä hankinnassa istutaan samalla puolella pöytää

Kuinka kaikki voisivat voittaa julkisissa hankinnoissa? Entä miten rakentaa ja kehittää yrittäjien ja kaupungin hankintatoimen välistä yhteistyötä?

Siinä ajankohtaisia pähkinöitä, joita pureskeltiin keskiviikkona Aalto-yliopisto kandidaattikeskuksessa Business Espoon järjestämässä seminaarissa. Kuntien hankinnoissa on menty sekä yrittäjien että hankinta-alan ammattilaisten mukaan selkein askelin eteenpäin, mutta kilpailutuskäytännöissä ja valintapainotuksissa löytyy edelleen petrattavaa.

Moni yrittäjä mieltää julkisiin tarjouskilpailuihin osallistumisen työlääksi ja monimutkaiseksi. Myös usko omaan menestykseen voi olla heikko – varsinkin jos takana on muutama jo alkumetreillä hävitty kisa.

Aamupäivän paneelikeskustelussa tuli toisaalta myös ymmärrystä kuntien ja kaupunkien hankintatoimea kohtaan. Monella paikkakunnalla töitä tehdään todella kovan kiireen ja työpaineiden keskellä, muistutti pääkaupunkiseudun yrittäjien hankinta-asiamies Pentti Komssi.

”Hankintoja tekevät ovat alansa päteviä osaajia, mutta monilla työmäärä on liian suuri.  Silloin ei ehditä tehdä kunnolla pohjatöitä ja käydä kunnollisia markkinakeskusteluja. Niinpä pöytälaatikosta saatetaan kaivaa vain esiin vanha tarjouspyyntö, joka laitetaan pienin päivityksin maailmalle”, Komssi totesi.

Lisäpainetta tuovat kuntien kiristyvät kulukuurit.

”Paljon parempi säästövinkki olisi palkata lisää osaavia hankinta-ammattilaisia. Silloin tehtäisiin parempia hankintoja, jotka tuovat myös säästöjä”, Komssi lisäsi.

Hinta heikentää usein laatua ja yhteistyötä

Samaan pulmaan tarttui myös kalustevalmistaja Martelan vanhempi asiantuntija Matti Mäenpää. Hankintapuolelle tarvitaan paitsi lisää osaamista myös enemmän aikaa ja työrauhaa.

”Tarjouspyynnöissä voi olla ristiriitaisuuksia ja joskus myös lisäkysymyksiä, joita yritysten on vaikea ymmärtää. Silloin olisi hyvä muistaa, että tarjouspyyntö on mahdollista myös keskeyttää ja julkistaa täsmennettynä uudelleen. Kun lisäkysymyksiin saadaan kunnollisia vastauksia, paranevat myös tarjoukset”, Mäenpää muistutti.

Espoon kaupungin tilakeskuksen palvelutuotantopäällikkö Taneli Kalliokosken mukaan aikapula on heille selkeä haaste. Tilakeskuksen hankinnat ovat vuosittain noin 30 miljoonaa euroa ja koostuvat mm. siivous-, rakennus-, vartiointi- ja kiinteistönhoitopalveluista.

”Aika usein tarjousten kanssa ollaan jäniksen selässä ja resursseja on niukasti. Usein tarjouspyyntöjä laitetaan ulos vasta sitten, kun on pakko. Sen jälkeen yritetään saada ne järjellisessä ajassa maaliin”, hän tunnusti.

Matti Mäenpään mukaan kiireessä piilee riski, että ”kilpailutusmankeli” ohjaa valintaan, jossa tärkein kriteeri on halvin hinta. Samalla tehty pohjatyö ja käyttäjien todelliset toiveet unohtuvat. Miksi ostaa esimerkiksi halpoja työvaatteita, jotka käyttäjät ovat moneen kertaan todenneet epämukaviksi ja heikkolaatuisiksi.

”Tämä voi johtaa siihen, että joudutaan tinkimään palvelutasosta ja samalla torpedoituu myös avoin yhteistyö. Hyvin toimivissa hankinnoissa myyjä ja ostaja ovat samalla puolella pöytää”, alan kokenut ammattilainen totesi.

Oma aktiivisuus on eduksi

Kuinka uudet yritykset sitten saisivat entistä paremmin jalansijaa julkisista hankinnoista?

Helsingin seudun kauppakamarin neuvontapalveluiden johtaja Marko Silenin mukaan haasteena on usein se, että tarjouskilpailuihin osallistuminen on varsin työlästä ja hankintaprosessien aikataulut lyhyitä.

”Siksi kannattaa hyödyntää sähköisiä työkaluja ja hakupalveluja, kuten Hilma-ilmoitusten hälytintä omalle yritykselle sopivista tuotteista tai palveluista. Kannattaa kysyä myös lisätietoja, sillä niiden myötä koko hankinta kehittyy ja täsmentyy”, hän vinkkasi.

Samaa painotti myös yrittäjien Komssi.

”Pk-seudulla taannoin tehdyssä kyselyissä selvisi, että hankintayksiköihin yhteyttä ottaneet yritykset pärjäävät myös tarjouskilpailuissa paremmin. Eli kannattaa olla itsekin aktiivinen”, hän opasti.

Puitesopimuksissa pientä petrattavaa

Aamupäivän päätteeksi kuultiin vielä rakentavia terveisiä Espoon kaupungin puitesopimuskumppanilta, ATL-Rakennushuollon toimitusjohtaja Samuel Hyryltä. Yhtiö vastaa Espoossa mm. koulujen, päiväkotien sekä HUS-kiinteistöjen korjaustöistä.

Hän piti yleensä 2-4 vuoden pituista puitesopimusta mutkattomana ja varsin toimivana yhteistyömallina, mutta korjattavaakin kuulemma löytyy.

”Usein työtilauksissa keskitytään vain näkyvän pulman korjaamisen, kun pitäisi etsiä esimerkiksi kosteusvaurion tai huonon sisäilman juurisyyt. Varsin usein syynä on tilaajan aika- ja resurssipula”, hän totesi.

Toisena harmina ovat puitesopimusten sisällä tehtävät ”minikilpailutukset”, joita kannattaisi kohdentaa selvästi nykyistä pienemmälle joukolle kerrallaan.

”Jos tarjouspyyntö vaikkapa 100 000 euron arvoisesta urakasta lähtee 15-20 yritykselle, siihen ei välttämättä tule montaakaan vastausta. Voittamisen todennäköisyys on tällaisessa joukossa pieni ja tarjouksen tekemisestä kertyy aina kustannuksia”, Hyry totesi.

Seminaarissa kuultiin myös Espoon kaupungin hankintajohtaja Pihla Hynysen ja Motivan johtavan asiantuntijan Salla Koivusalon ajankohtaiskatsaukset sekä saatiin tietoa Espoon hankintoihin liittyvistä työllistämisehdoista, kestävän kehityksen linjauksista ja tulevista Sote-sopimuksista.