Älykäs asiakirja torppaa turhat sopimusriskit

Ja kun kiire pakkaa päälle, turvaudutaan kierrätyskikkaan. Koneelta tai serveriltä kaivetaan esiin muutamaan kertaan käytetty sopimusdokumentti, jota päivitetään uusilla tiedoilla.

Samalla altistutaan monille riskeille, muistuttaa juridiikan ja työsuhdeasioiden kirjoista ja sähköisistä tuotteista vastaava tuottaja Seija Ruohonen Helsingin seudun kauppakamarista.

– Sopimusteksti saattaa poiketa jo muutaman muokkauskerran jälkeen alkuperäisestä, mutta myös sopimukseen kirjattuihin pykäliin on saattanut tulla muutoksia. Sopimus pitää tehdä voimassa olevan lainsäädännön mukaan, jotta vältytään turhalta sotkulta ja jälkipyykiltä, Ruohonen tähdentää.

Tällainen vaara vaanii Ruohosen mukaan esimerkiksi työsopimuksissa, joiden perusformaatti on pysynyt silmämääräisesti katsoen vuodesta toiseen varsin samanlaisena. Samalla on voinut kasvaa myös houkutus hyödyntää vanhaa sopimuspohjaa kerta toisensa jälkeen.

– Juuri työsopimuksiin liittyviä säädöksiä saatetaan muuttaa jopa useampaan otteeseen vuoden mittaan. Yksi riski on sekin, että päivitettyyn version jää luottamuksellisia tietoja jostain edellisestä sopimuksesta, Ruohonen toteaa.

Älykäs lomake neuvoo täyttäjäänsä

Pulma on tiedostettu myös kauppakamarin puolella, jonka sähköinen Älykkäät asiakirjat-palvelu auttaa pitämään yrityksen sopimusdokumentit ja asiakirjat oikeassa kuosissa ja tarkasti ajan tasalla.

KauppakamariTiedon Älykkäät asiakirjat sisältää noin 80 yritysten hallinnointiin ja liiketoimintaan liittyvää sopimusta ja muuta asiakirjaa.

Valikoimaa täydennetään 2–3 uutuudella kuukaudessa.

Maksullista palvelua kehitetään jatkuvasti asiakaspalautteen, muuttuvan lainsäädännön ja ohjeistuksen pohjalta. Myös käyttäjäystävällisyyteen on panostettu. Tekoälyä hyödyntävä sähköinen asiakirja näet neuvoo täyttäjää eteenpäin ja muokkaa dokumenttia kulloiseenkin tarpeeseen sopivaksi olipa kyse simppelistä kauppakirjasta tai monimutkaisemmasta sopimusdokumentista. Valmiin asiakirjan voi tulostaa ja tallentaa jatkokäyttöä varten.

– Jos luettelosta ei löydy sopivaa, voi hyödyntää yleistä sopimuspohjaa. Se rakentuu kätevästi muutamien kysymysten pohjalta ja täydentyy tarvittavilla klausuuleilla, Ruohonen vinkkaa.

Tärkeä osa arkista riskienhallintaa

Ruohonen painottaakin, että parin sadan euron vuosimaksu on pieni hinta aina ajantasaisesta asiakirjapankista.

Hyvin ja huolellisesti laaditun sopimuksen avulla tiedetään tarkalleen, mitä on sovittu ja mitä tapahtuu, jos vastapuoli ei toimi sopimuksen mukaisesti. Ja jos itse sattuu olemaan syypää, on silloinkin jo etukäteen tiedossa, millaisia korvauksia tai sanktioita on edessä.

– Eli aika perustavanlaatuista riskienhallintaa, Ruohonen painottaa.