Suositus yrityksille ja organisaatioille etätyöstä ja takaisin työpaikoille siirtymiseen

Paluussa on oleellista miettiä suojautumistavat ja se, missä järjestyksessä toimintoja palautetaan toimipisteisiin.

Keskuskauppakamari korostaa, että ihmisten terveys ja taudin leviämisen estäminen ovat edelleen tärkein tavoite. Toisaalta Keskuskauppakamari katsoo, että taloudellinen hyvinvointi on uhattuna, ellei työpaikkoja päästä avaamaan normaalityöskentelylle. Myös taloudelliset tappiot johtavat lopulta terveyden heikkenemiseen ja ylimääräisiin kuolemiin.

– Jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa on syytä aloittaa viimeistään nyt pohtimaan toimintamalleja, joita noudattamalla voidaan asteittain palata etätöistä työpaikoille hyviä suojautumiskeinoja noudattaen, Keskuskauppakamarin varatoimitusjohtaja Anne Horttanainen sanoo.

Hallitus linjasi keskiviikkona 6.5. koronaviruksen takia asetettujen rajoitusten asteittaisesta purkamisesta ja suunnitelmasta hybridistrategiaksi, jonka avulla pyritään yhteiskunnan asteittaiseen avaamiseen.

Etätyön suhteen hallitus linjasi erittäin yleisluontoisesti, että etätyötä on syytä jatkaa toistaiseksi ja sitä arvioidaan uudestaan kesän jälkeen.

Euroopan komissio julkaisi huhtikuussa eurooppalaisen etenemissuunnitelman, jonka mukaan talouden toiminnan käynnistämisessä komissio suosittaa, että väestö palaa asteittain työpaikoille. Ensimmäisenä on avattava alat ja tehtävät, jotka ovat talouden kannalta välttämättömiä ja keskityttävä väestöryhmiin, jotka eivät ole kovin suuressa vaarassa. Etätyön mahdollisuuksia täytyy kuitenkin edelleen hyödyntää asteittaisessa siirtymisessä.

– Linjaus jättää huomioimatta, että kun epidemiatilanne mahdollistaa rajoitusten asteittaisen poiston, niin eri yrityksissä ja organisaatioissa on talouden ja työllisyyden kannalta merkittäviä tarpeita palata turvallisesti ja asteittain kohti normaalimpia työn järjestämisen tapoja. On olemassa aloja ja työnkuvia – myös tietotyössä – missä työn luonne vaatii läsnäoloa työpaikalla tai sitä, että tavataan asiakkaita ja sidosryhmiä, Horttanainen sanoo.

Näiden eri suositusten linjauksia tarkentaen Keskuskauppakamari antaa yhdessä Terveystalon kanssa laatimansa suosituksen yrityksille ja organisaatioille etätyöstä takaisin työpaikalle siirtymiseen liittyvistä ohjeista ja käytännöistä.

Asteittaisen etätyöstä paluun tavoitteena on valmius työskennellä lähellä normaalioloja heti kesälomakauden jälkeen uudet fyysistä etäisyyttä, tehostettua hygieniaa ja tarpeellista suojautumista koskevat toimintamallit sisäistettynä.

Etätöiden purkaminen ei voi tapahtua kerralla, vaan jokaisen työnantajan tulee suunnitella, miten töihin paluu voi sujua asteittain ja turvallisesti. Työnantajan pitää tunnistaa ne kriittiset toiminnot ja tekijät, joiden läsnäoloa työpaikalla tarvitaan ja ne tahot, joille etätyöskentely toimii pidempään. Pyrkimyksenä tulisi olla, että kesälomakauden jälkeen palataan kohti normaalia arkea.

Samalla työnantajien tulee huomioida kriisivalmius ja tehdä uusi riskienhallintasuunnitelma sen varalle, että työtilat joudutaan uudestaan sulkemaan virustilanteen pahetessa. Eriytyisen tärkeää on hyvä yhteistyö ja suunnitelmien läpikäynti yrityksen työterveysorganisaation kanssa. Työterveydellä on paras tietämys toimivimmista käytännöistä sekä paikkakuntakohtaista tietoa virustilanteesta.

– Yhteisten pelisääntöjen noudattaminen on myös johtamiskysymys. Koronaan suhtaudutaan hyvin eri tavoin – yhdet saattavat suhtautua uusiin pelisääntöihin hällä väliä -asenteella, ja toisia taas voi pelottaa ylipäätään työpaikalle palaaminen. On tärkeää, että pelisäännöt käydään yhdessä läpi ja kaikki sitoutuvat noudattamaan niitä. Jokaisella on oikeus turvalliseen työelämään, toteaa Terveystalon työterveyden ylilääkäri Unto Palonen.

Valmistautuminen etätyömääräysten purkamiseksi

Suunnittelu

Palaamisesta normaaliin työskentelyyn työpaikoille on syytä laatia suunnitelma, joka mahdollistaa asteittaisen paluun etätyöstä työpaikoille turvallisuutta painottaen siten, että yrityksellä on toimintamallit koskien fyysistä etäisyyttä, tehostettua hygieniaa ja tarpeellista suojautumista

a. Suunnitelmasta on hyvä käydä ilmi, mitkä ovat ne yrityksen tärkeimmät toiminnot, joiden tekeminen etätyönä on haastavaa tai ylivoimaista ja mitkä ovat toimintoja, joita voidaan tehdä pidempikestoisesti etätyönä ja millä edellytyksillä ja mahdollisella aikataululla myös näissä toiminnoissa siirrytään normaaleihin työoloihin.

b. Pyrkimyksenä tulisi olla se, että lähiviikkoina puolet työntekijöistä voisi palata toimitiloihin ja lopuille mahdollistettaisiin palaaminen normaalityöskentelyyn kesälomakauden jälkeen. Suunnittelussa tulee huomioida maantieteelliset erot virustilanteessa.

Suunnitelma on hyvä käydä läpi oman työterveysyhteisön kanssa ja miettiä

a. organisaatiolle sopivimmat käytännöt,

b. mahdollinen testaamisstrategia oireiden ilmentyessä sekä se,

c. miten riskiryhmiin kuuluvat työntekijät huomioidaan työpaikoille palattaessa.

Suunnitelman tulisi sisältää ohjeistus esimerkiksi

a. työpaikalla tai työterveyden kanssa tehtävästä oirekyselyistä,

b. työpisteiden turvaväleistä, suojavälineistä työpaikalla tai töihin matkustettaessa ja työskentelystä työpaikalla vuoroviikoin tai siten, että vain tietty määrä henkilöitä voi olla samanaikaisesti samoissa toimitiloissa.

c. Ohjeistuksen tulisi ottaa kantaa myös käsihygieniaan, sosiaalitilakäytäntöihin, kokouksiin osallistumisiin ja matkustamiseen koti- ja ulkomailla.

Jos suunnitelma sisältää rajauksia – esimerkiksi vaaditaan työpisteiden etäisyyttä tai maskeja – tulee myös pohtia, millä perusteella rajauksia puretaan

Suunnitelmassa tulee määrittää se, kuinka toimitaan, jos virustilanne pahenee yleisesti tai virus leviää työpaikalla. Esimerkiksi virustilanteen pahentuessa siirtyminen takaisin etätyömalliin voi olla suositeltavaa ja viruksen estämisen leviämiseksi tehostetun siivouksen ja desinfioinnin malleja tulee harkita.

Suunnittelussa on myös syytä pohtia, mitä uusia toimintatapoja etätyöskentelyn aikana opittiin ja omaksuttiin, ja miten niitä hyödynnetään organisaation kannalta parhain mahdollisin tavoin tulevaisuudessa.

Riskienhallinta

1. Virustilanne voi pahentua uudestaan. Viimeistään nyt eri toimintojen jatkuvuudesta poikkeusoloissa on syytä tehdä suunnitelma aloittaen elintärkeistä toiminnoista ydintoimintoihin ja siitä mahdollisimman normaalin toiminnan jatkamiseen myös poikkeuksellisissa olosuhteissa.
2. Varmistaa kaikkien järjestelmien toimivuus siinäkin tilanteessa, että etätyötä tehdään laajamittaisesti.
3. Tarpeeksi monipolvisesta sijaistamisjärjestelyistä on syytä sopia ennalta.
4. Käynnistää skenaarioajattelu – kriisissä ei tulisi reagoida pelkästään akuuttiin tilanteeseen vaan koko ajan on myös mietittävä tulevaa ja pyrittävä keskittymään myös liiketoiminnan kehittämiseen.

Matkustaminen

1. Ulkomaan työmatkoja on syytä välttää toistaiseksi.
2. Myös kotimaan matkustaminen on syytä rajoittaa minimiin.
3. Työmatkan tekemisessä on suositeltavaa välttää joukkoliikennevälineitä, jos vaihtoehtoinen liikkumismuoto on mahdollinen. Joukkoliikennettä käyttäessä on huolehdittava turvallisista etäisyyksistä ja hengitysteiden suojaaminen esimerkiksi kasvumaskilla on suositeltavaa.

Kokoukset

1. Kokoukset ja tapaamiset on ensisijaisesti järjestettävä etäyhteyksillä. Tämä koskee myös toimiston sisäisiä kokouksia.
2. Jos on välttämätöntä järjestää fyysinen kokous, niihin on pyrittävä järjestämään mahdollisuuksien mukaan etäyhteys sitä haluaville.

Tapahtumat, tilaisuudet ja koulutukset

1. Ei välttämättömät fyysiset tilaisuudet on syytä muuttaa virtuaalisiksi tai siirtää myöhempään ajankohtaan.
2. Hallituksen linjauksen mukaisesti alle 50 hengen tilaisuuksia on mahdollista järjestää 1.6. alkaen. Tarpeellisiin ja välttämättömiin tilaisuuksiin voi alkaa etsimään ajankohtaa asetetussa aikaraamissa, mutta tilaisuuksille on syytä hakea varapäivät vähintään kahden kuukauden päähän ja kommunikoida ne osallistujille jo ennalta. Lähempänä tilaisuutta ilmoitetaan virnaomaisohjeiden ja sen hetkisen harkinnan mukaan, pidetäänkö tilaisuus suunnitellusti vai siirretäänkö varapäivälle vai toteutetaanko se etäyhteyksin. Yli 500 hengen tilaisuuksia ei tule järjestää ennen elokuun alkua.
3. Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuminen oman henkilöstön osalta arvioidaan tilannekohtaisesti.

Työpaikalla toimiminen

1. Huolehditaan siisteydestä, puhtaudesta ja hygieniasta. Sosiaali- ja saniteettitiloissa siivotaan tehostetusti.
2. Vältetään kättelyä ja lähikontakteja.
3. Kiinnitetään erityistä huomiota käsihygieniaan.
4. Tehdään työtä riittävin turvavälein.
5. Käytetään asianmukaisia suojavälineitä työmatkoilla joukkoliikenteessä, useamman henkilön kokoontuessa samaan suljettuun tilaan sekä asiakaspalvelukontakteissa.
6. Suositaan etätöitä silloin kuin se on työnteon kannalta järkevää tai siihen on muu perusteltu syy.
7. Kannustetaan henkilökuntaa kirjaamaan tavatut henkilöt mahdollisen tartuntatapauksen altistuneiden jäljittämiseksi.

Sairastuminen

1. Työpaikalle ei saa tulla sairaana. Pienemmistäkin oireista tulee jäädä kotiin ja olla yhteydessä työterveyshuoltoon.
2. Työpaikalla ja yrityksissä kannattaa sopia, että työntekijä voi olla omalla ilmoituksella sairauspoissaolona pois viisi päivää.