Ulkomaankaupan asiakirjat

Ulkomaankaupan asiakirjat

Kauppakamarin ulkomaankaupan asiakirjapalvelu on avoinna arkisin klo 8.00 – 16.00 osoitteessa Kalevankatu 12, 5. krs, postiosoite: PL 68, 00131 HELSINKI

Lisätietoja: 09 228 601, asiakirjatiimi@helsinki.chamber.fi

Asiakirjojen vahvistaminen

Ulkomaiset tahot voivat pyytää yritystä vahvistamaan tietyn asiakirjan kauppakamarissa. Pyyntö liittyy useimmiten ulkomaankaupan rutiineihin. Kauppakamari myöntää Euroopan unionin yleisiä alkuperätodistuksia, ATA carnet -tulliasiakirjoja ja CPD/China-Taiwan carnet’ieta. Muita yleisimpiä kauppakamarissa vahvistettavia ulkomaankaupan asiakirjoja ovat kauppalaskut, pakkausluettelot, hinnastot sekä erilaiset muut todistukset. Vientiasiakirjat.fi palvelun kautta yritys voi hakea Euroopan unionin yleisiä alkuperätodistuksia sekä hakea vahvistusta muille asiakirjoille. Lisäksi kauppakamari antaa suosituksia vientiyrityksille, Full Confidence -todistuksia, Force Majeure -todistuksia ja muita erityistodistuksia.

Vahvistuksella kauppakamari todentaa tietyn asiakirjan sisällön ja olemassaolon vahvistushetkellä. Asiakirjoissa esiintyvistä tiedoista on kauppakamarin harkinnan mukaan esitettävä sellaiset selvitykset, jotta kauppakamari vakuuttuu tietojen oikeellisuudesta.

Asiakirjan laillistaminen Suomessa 

Ulkomaiset viranomaiset ja muut tahot vaativat usein suomalaista yritystä laillistamaan (legalisoimaan) tietyn asiakirjan. Laillistuksen tarkoituksena on todistaa asiakirjan antaneen viranomaisen allekirjoitus sekä se, missä asemassa allekirjoittaja esiintyy.  

Tietyt asiakirjat täytyy ennen ulkoministeriön laillistusta vahvistaa Digi- ja väestötietoviraston julkisella notaarilla. Katso tästä mainitut asiakirjat. 
Palvelunumero 0295 536 404 (klo 9–12) ja palvelupaikat https://dvv.fi/palvelupaikat.

Suomessa ulkoministeriö laillistaa seuraavia asiakirjoja. 
Vaihde 0295 16001 legalizations@formin.fi  

Ulkoministeriö ei laillista asiakirjoja, jotka tullaan esittämään Haagin yleissopimuksen (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) ratifioineen maan viranomaisille. Tällöin asiakirjaan tarvitaan niin sanottu. Apostille-todistus, jonka myöntää Digi- ja väestötietoviraston julkinen notaari.  Kun asiakirja on varustettu Apostille-todistuksella, muita laillistustoimenpiteitä ei tarvita eikä asiakirjaa tarvitse toimittaa ulkoministeriöön. 

Ulkoministeriön laillistuksen jälkeen asiakirjoihin yleensä hankitaan vahvistus Helsingissä toimivasta ulkomaan edustustosta.  



MUUTOS KOSKIEN KAUPPAKAMAREISSA VAHVISTETTAVIEN YRITYSASIAKIRJOJEN LAILLISTAMISPROSESSIA DIGI- JA VÄESTÖTIETOVIRASTOSSA JA ULKOMINISTERIÖSSÄ 

Ulkomaiset viranomaiset ja muut tahot voivat vaatia, että asiakirja osana laillistamisprosessia esitetään vahvistettavaksi paikallisessa kauppakamarissa. 

Yritysasiakirjoihin, jotka vaativat kauppakamarin vahvistamisen ja viranomaisen laillistamisen, noudatetaan seuraavaa toimintatapaa 15.2.2021 alkaen: 

1. Asiakirja toimitetaan kauppakamarin vahvistettavaksi. Asiakirja voidaan toimittaa kauppakamariin vahvistettavaksi joko paikan päällä tai vientiasiakirjat.fi -palvelun kautta. Vientiasiakirjat-palvelussa toimitustavaksi merkitään kauppakamari postittaa tai nouto kauppakamarista ja valitaan kohta käsin leimattu. Lisätietoja kauppakamarille kohtaan tulee merkitä, että asiakirja viedään edelleen laillistettavaksi.  Asiakirja leimataan kauppakamarin leiman ja toimihenkilön allekirjoituksen lisäksi erillisellä ” This document has been seen at Chamber”- leimalla, jonka DVV ja UM vaativat. 

2. Tämän jälkeen asiakirja laillistetaan ensin Digi- ja väestötietovirastossa (DVV) ja sen jälkeen ulkoministeriössä. Hakijan tulee tarkastaa etukäteen, miten asiakirja tulee toimittaa laillistettavaksi (postitse/palveluajalla toimistossa).   

3. Lopuksi asiakirjaan haetaan yleensä vielä laillistus (legalisointi) kohdemaan Suomessa toimivasta edustustosta. 

Huom: Tämä toimintapa ei koske kauppakamarien myöntämiä Euroopan unionin yleisiä alkuperätodistuksia ja saman toimituksen muita vahvistettuja asiakirjoja (esim. kauppalaskut), jotka esitetään samanaikaisesti laillistettaviksi alkuperätodistuksen kanssa. Jos asiakirjaan vaaditaan ulkoministeriön laillistus, voidaan se edelleen toimittaa suoraan ulkoministeriöön ilman DVV:n laillistusta ja ilman erillistä ” This document has been seen at Chamber”- leimaa.  

Ulkomaankaupan asiakirjat – neuvonta ja lomaketilaukset

Helsingin toimisto
Käyntiosoite: Kalevankatu 12, 5. krs, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 68, 00131 Helsinki

etunimi.sukunimi(at)helsinki.chamber.fi tai
asiakirjatiimi(at)helsinki.chamber.fi

Vaihde 09 228 601 


Ota yhteyttä:

Helsingin toimisto

Dahl Satu asiakasneuvoja, vientiasiakirjat 09 2286 0232
Fabritius Olga asiakasneuvoja, vientiasiakirjat 09 2286 0339
Kramp Nina asiakasneuvoja, vientiasiakirjat 09 2286 0218
Ikonen Heidi asiantuntija, ulkomaankaupan asiakirjat ja jäsenpalvelut 09 2286 0216