Mistä asiakirjanäyttöä ulkomaisiin hankintakilpailuihin?

EU-maihin rekisteröityneillä yrityksillä on mahdollisuus hyödyntää EU:n ja ETA:n sisämarkkinoita tekemällä tarjouksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuihin kotimaansa lisäksi myös muissa jäsenvaltioissa. Rajat ylittävien hankintojen osuus onkin viime vuosina kasvanut, ja niiden arvo on nyt noin 23% EU:ssa tehtävien hankintojen kokonaisarvosta. Uudistetuilla hankintadirektiiveillä pyrittiin parantamaan pk-yritysten mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuihin, mutta pk-yritysten saama osuus julkisista hankinnoista on edelleen pienempi kuin niiden painoarvo taloudessa.

Hankintamenettelyt ovat edelleen melko monimutkaisia ja vaativat hallinnollista osaamista. Jo tarjouksen jättämisvaiheessa voi tulla esiin erilaisten soveltuvuusvaatimusten täyttäminen ja näyttö siitä, ettei ns. poissulkemisperusteet rasita tarjoajaa. Poissulkemisperusteita ovat mm. yrityksen konkurssi tai selvitystila, verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamatta jättäminen ja syyllistyminen rikoksiin. Osa poissulkemisperusteista on harkinnanvaraisia ja osa pakollisia, eli hankintayksiköllä on velvollisuus sulkea pois tarjoaja tällaisen perusteen tultua ilmi.

Hankintayksiköillä on käytössään sähköinen todistushakemisto e-Certis, josta hankintayksiköt saavat tietoa usein tarvittavista asiakirjoista EU-maissa sekä Islannissa, Lichtensteinissa, Norjassa ja Turkissa. Hakemisto auttaa hankintayksiköitä tarkistamaan toisesta järjestelmään kuuluvasta maasta saadun selvityksen oikeellisuuden. Hankintayksiköiden on pyydettävä ensisijaisesti e-Certis -järjestelmään kuuluvia todistuksia.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintakilpailujen säännöt on pitkälti yhdenmukaistettu. Tarjousten tekemisen helpottamiseksi EU:ssa ja ETA-alueella on otettu vuonna 2016 käyttöön Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD, European Single Procurement Document, joka on saatavilla kaikilla EU-kielillä. Tällöin tarjoajan ei tarvitse tarjouksen jättämisen yhteydessä täyttää eri jäsenmaissa vaihtelevasti käytettyjä eri lomakkeita, vaan ESPD-lomake toimii alustavana näyttönä siitä, ettei poissulkemisperusteita ole. ESPD:n käyttö on pakollista EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ja erityisaloilla.

EU-kynnysarvoja pienempiin hankintoihin sovelletaan kansallisia sääntöjä, joiden on kuitenkin oltava EU-lainsäädännön yleisten periaatteiden mukaisia. Menettelyt voivat olla yksinkertaisempia kuin EU:n laajuisissa hankinnoissa, mutta asiakirjanäyttöä poissulkemisperusteiden osalta vaaditaan usein jo tarjousta jätettäessä.

Toisessa EU-maassa myönnetyt asiakirjat on hyväksyttävä, jos ne tarjoavat samantasoiset takeet kuin kotimaiset asiakirjat, mutta asiakirjat ja niiden määritelmät vaihtelevat maittain ja voivat olla eri muotoisia, kuten rekisteriotteita, viranomaisen antamia todistuksia, muita kirjallisia todistuksia ja vakuutuksia. Lähtökohtana on kuitenkin, että jos ehdokas tai tarjoaja ei hyväksyttävästä syystä voi toimittaa hankintayksikölle sen pyytämiä asiakirjoja, se voi toimittaa näytöksi jonkin muun hankintayksikön hyväksymän asiakirjan.

Maija Kärkäs
päällikkö
Enterprise Europe Network / Helsingin seudun kauppakamari