Helsingin toimisto
Käyntiosoite: Kalevankatu 12, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 68, 00131 Helsinki
Puhelin: 09 228 601 (vaihde)
kauppakamari@helsinki.chamber.fi
Neuvontapalvelut: Ulkomaalaisesta työntekijästä säilytettävät asiakirjat
Julkaistu:
Työnantajan velvollisuuksista ulkomaista työvoimaa palkattaessa säädetään ulkomaalaislaissa. Säännöksen mukaan työnantajan on varmistauduttava siitä, että palvelukseen tulevalla ja palveluksessa olevalla ulkomaalaisella on työnteko-oikeus. Työnantajan tulee säilyttää työpaikalla tiedot palveluksessaan olevista ulkomaalaisista ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista laissa määrätyn ajan, kirjoittaa Helsingin seudun kauppakamarin juristi Maija Pussinen.
Tiedot tulee säilyttää siten, että ne ovat tarvittaessa vaivattomasti työsuojeluviranomaisen tarkastettavissa. Tietojen säilyttäminen asianmukaisesti helpottaa myös työnteko-oikeuden voimassaolon seuraamista.
Työpaikalla ulkomaalaisesta työntekijästä säilytettävistä tiedoista tulee käydä ilmi:
- ulkomaalaisen työntekijän henkilötiedot
- perustuuko työntekijän työnteko-oikeus EU:n jäsenvaltion, Islannin, Liechtensteinin, Norjan tai Sveitsin kansalaisuuteen, voimassa olevaan työntekijän oleskelulupaan vai muuhun ulkomaalaislaissa säädettyyn työnteko-oikeuden perustavaan seikkaan
- työntekoon oikeuttavan luvan voimassaoloaika
- toimiala taikka työnantaja, jolle lupa on myönnetty (jos lupa on kohdennettu vain tiettyyn työhön).
Edellä mainittuja tietoja on säilytettävä kaksi vuotta ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhteen päättymisestä.
Työntekijälle on hyvä korostaa työsuhteen alussa, että mikäli hänen oleskeluoikeudessaan tai muussa työnteko-oikeuden perusteessa tapahtuu muutoksia, näistä tulee kertoa työnantajalle välittömästi. Työnantajan tulee varmistua työtekijän työnteko-oikeudesta myös jatkolupaprosessin aikana. Työntekijän on haettava jatkolupaa jo ennen kuin nykyinen oleskelulupa päättyy, näin oleskelu- ja työnteko-oikeus yleensä säilyvät vanhan luvan mukaisina. Jatkolupatilanteissa työntekijä voi todistaa työnteko-oikeutensa esittämällä jatkolupahakemuksen vireilläolotodistuksen, josta näkyy hakemuksen jättöpäivä. Työntekijää tulee pyytää toimittamaan kopio uudesta oleskeluluvasta heti kun hän sen saa.
Tietojen säilyttämisvelvoitteen noudattamiseksi työnantaja voi esimerkiksi ottaa jäljennöksen asiakirjasta, josta ilmenee työnteko-oikeuden peruste. EU:n jäsenvaltion, Islannin, Liechtensteinin, Norjan tai Sveitsin kansalaisen osalta tämä tarkoittaa käytännössä kopiota passista tai henkilökortista ja muiden kuin edellä mainittujen kansalaisuuksien osalta taas useimmiten kopiota oleskeluluvasta.
Työnteko-oikeuden varmistamisvelvollisuus ja tietojen säilyttämisvelvollisuus koskee työnantajan lisäksi myös toimeksiantajaa. Rakennusalaa- ja telakka-alaa koskevat tarkemmat säännökset kuin muita aloja.
Varmistautumis- ja säilyttämisvelvollisuuden lisäksi ulkomaalaislaissa säädetään myös tietojen toimittamis- ja ilmoittamisvelvollisuudesta, josta voit lukea lisää täältä: Työnantajan velvollisuudet ulkomaalaista työvoimaa palkattaessa – mikä muuttui?
Maija Pussinen
juristi
Helsingin seudun kauppakamari
Neuvontapalvelut
International House Helsinki tarjoaa maksuttomasti neuvontaa työnantajille ja yrityksille muun muassa kansainväliseen työvoimaan, työperäiseen maahanmuuttoon, rekrytointiprosesseihin ja työ- ja oleskelulupiin liittyvissä kysymyksissä.
Maksutonta neuvontaa jäsenillemme
Kauppakamarin jäsenille maksuttomassa neuvontapalvelussa asiantuntijat ja lakimiehet vastaavat kysymyksiisi liittyen muun muassa verotukseen, taloushallintoon ja lakiasioihin.
Voit lähettää kysymyksesi asiantuntijoillemme
Pohditko, onko yrityksesi jäsenemme?
Voit tarkistaa organisaatiosi jäsenyyden KauppakamariVerkostosta.
Kauppakamari kouluttaa
Helsingin seudun kauppakamari on Suomen monipuolisin ajankohtaiskouluttaja.
Tutustu HR:n ja työsuhteen aihealueen koulutuksiin. Mikäli kiinnostuit, ilmoittaudu mukaan.
