Musiikkitalo on elämyksellisten asiakastapahtumien ammattilainen

Asiakastapahtuman suunnittelun aloittavan yrityksen tulee jo alkuvaiheissa olla tietoinen tilaisuuden tavoitteista. Mittakaavasta riippumatta asiakastilaisuus edustaa investointia, johon kannattaa liittää konkreettinen tavoite ja budjetti.

– Kohderyhmän ja tavoitteiden tietämisen jälkeen on helpompi määritellä tarvittavien resurssien suuruus. Yrityksen on hyvä asettaa myös pitkän tähtäyksen tavoitteita, sillä hyvä asiakastapahtuma vaikuttaa pitkään asiakkaiden myönteiseen suhtautumiseen yritystä kohtaan, sanoo aiheesta Musiikkitalon viestintäpäällikkö Marja-Leena Lehtimäki.

– Tapahtumalle asetettavan tavoitteen tulisi olla helposti ymmärrettävä ja eteenpäin suuntaava, myyntipäällikkö Aila Asu lisää.

Asiakkaita puhutteleva tapahtuma

Asiakastilaisuudessa yrityksen brändi ja tapahtuman aihe raamittavat tapoja asiakkaiden kohtaamiselle. Esimerkiksi visuaalisuudesta voi tulla elämyksellinen osa vieraille osoitettavaa viestintää.

Musiikkitalossa viestintäpäällikkö Marja-Leena Lehtimäki (vas.) sekä myyntipäällikkö Aila Asu räätälöivät yrityksille niiden tarpeisiin ja budjettiin sopivan asiakastapahtuman.

– Visuaalisen teeman valinnalla voidaan luoda tilaisuuteen tunnelmaa ja vahvistaa yrityksen brändiä yhdistämällä toisiinsa ohjelma, esiintyjät, tarjoilu, valaistus, äänimaailma sekä tila ja somistus. Esimerkiksi Suomessa järjestettävässä kansainvälisessä seminaarissa voidaan käyttää Suomi-tunnelmaa, kuten äänimaailmaa ja valaisulla luotua suomalaisen koivikkometsän henkeä paikalle tuotavan banderollin sijaan, kuvailee Aila Asu jatkaen tarjolla olevien palveluiden monimuotoisuudesta.

– Musiikkitalosta saa kaikki tapahtumajärjestämiseen liittyvät palvelut tarjoiluista, valo- ja visuaalisesta suunnittelusta sekä tilaisuuksien suoratoistoista.

Eräänä tavoitteenaan yritys voi myös pitää muistettavuuden kasvattamista asiakkaiden keskuudessa.

– Elämykset synnyttävät muistijälkiä. Hyvän asiasisällön lisäksi ulkoiset tekijät, kuten vaikkapa tilaisuuden tarjoilut sekä valo- ja äänimaailma, tukevat muistijäljen syntymistä. Parhaimmillaan nämä asiat edesauttavat ihmisten kohtaamista, jolloin vierustoverin kanssa voi olla helpompi aloittaa keskustelu yhtä hyvin tilaisuuden tunnelmasta kuin vaikkapa aloituspuheenvuoron sisällöstä. Kannattaa myös muistaa, että tapahtumista jaetaan nykyään paljon kuvia someen. Tilaisuuden kuvallisuus kertookin vain somen kautta tilaisuutta seuraaville merkityksellisiä asioita yrityksestä, luonnehtii Lehtimäki lisäten vielä vinkin vuorovaikutuksellisuudesta.

– Osallistujien aktivoiminen esimerkiksi viestiseinän tai vaikkapa heittomikin avulla on myös hyväksi koettu keino tilaisuuden muistettavuuden lisäämiseksi.

Laajemman yleisön tavoittamisesta kertoo ohjeen Aila Asu.

– Kun tilaisuuteen on panostettu, kannattaa myös harkita sen striimaamista laajemmalle yleisölle. Meiltä yritys saa striimatuista tilaisuuksista käyttöönsä tallenteen, jota se voi halutessaan käyttää vaikkapa sisältömarkkinointimateriaalina.

Täyden palvelun Musiikkitalo

Konserttisalien lisäksi Musiikkitalo tarjoaa yritysten käyttöön monipuolisten lämpiöiden lisäksi Ravintola-Klubin. Täyden palvelun talona Musiikkitalo huolehtii korkealla ammattitaidolla kaikista tapahtuman järjestämiseen liittyvistä asioista. Samalla asiakas voi turvallisesti keskittyä pitämään tapahtuman langat käsissään.

– Lyhyelläkin tapahtumalla on alku, keskikohta ja loppu. Tapahtuman kaari ja rytmi ovat tärkeitä, koska ne ylläpitävät osallistujien kiinnostusta, muotoilee Lehtimäki.

Aikataulun suunnittelussa tulee ottaa myös huomioon inhimilliset tekijät.

– Asiapitoinen ohjelma kannattaa sijoittaa aamupäivään ja tarjoilut tyypillisiin aikoihin. Iltatilaisuuteen kutsuttujen on hyvä saapua suoraan työstä, alkuun kannattaa tällöin heti tarjota jotain pientä syötävää. Ohjelmassa tulee myös olla aikaa siihen, että osallistujilla on aikaa käydä kahvilla, vessassa ja kenties käyttää hetki kiireisimpiin viesteihin vastaamiseen.

Aikainen yhteys kannattaa

Musiikkitalo räätälöi yrityksille niiden tarpeisiin ja budjettiin sopivan asiakastapahtuman, jossa tilaisuuden emännät ja isännät voivat huolehtia kutsuvieraiden tyytyväisyydestä parhaalla mahdollisella tavalla.

– Me huolehdimme siitä, että puitteet ja tekniikka toimivat moitteettomasti, mutta tapahtuman järjestäjän kannattaa varautua esimerkiksi tilanteeseen, että joku esiintyjä ei pääsekään ajoissa paikalle ja tilalle täytyy nopeasti luoda muuta ohjelmaa, tai tehdä muutoksia tapahtuman juoksutukseen.

Elämyksellisen asiakastilaisuuden suunnittelussa kannattaa ottaa yhteys Musiikkitalon myynti- ja tapahtumapalveluun mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, sillä suosituimmat ajankohdat varataan nopeimmin. Keskimäärin seminaarien kohdalla otetaan yhteys 4–5 kuukautta ennen tapahtumaa, mutta tietylle päivälle kohdentuvan tapahtuman kohdalla kannattaa olla yhteydessä jopa vuotta aiemmin.

– Suosituimpia päiviä yritysseminaarien ja aamutapahtumien järjestämiseen ovat tiistai, keskiviikko ja torstai, Aila Asu muistuttaa.