Helsingin seudun kauppakamari tarjoaa ainoana kotimaisena toimijana Escrow-palvelua ohjelmistojen lähdekoodien ja asiakirjojen turvalliseen tallentamiseen. Olemme ohjelmiston tilaajan ja toimittajan välillä oleva puolueeton osapuoli, joka huolehtii lähdekoodin tallentamisesta siten, että se on tilaajan saatavilla, milloin tahansa. Näin vältetään riskitilanteet, joissa liiketoimintakriittisten ohjelmistojen toimittajien lopettaessa tai ajautuessa konkurssiin lähdekoodi ja tärkeät asiakirjat pysyvät edelleen tilaajan käytössä.
Näin Escrow toimii
1. Toimittaja ja asiakas sopivat kauppakamarin Escrow-palvelun käytöstä it-toimitussopimuksessaan
2. Toimittaja, Escrow-agentti ja asiakas solmivat Escrow-sopimuksen
3. Escrow-agentti ottaa talletusmateriaalin (lähdekoodin ja tarvittavat asiakirjat) turvasäilytykseen
4. Toimittaja huolehtii talletusmateriaalin päivityksistä
5. Escrow-agentti vapauttaa talletusmateriaalin asiakkaalle ehtojen täyttyessä
Monipuolinen Escrow – valmiit sopimusmallit
eri tilanteisiin
Erilaiset Escrow sopimuksemme kattavat kaikki erilaiset riskitilanteet ja käyttäjäryhmät. Mallisopimukset on laadittu yhteistyössä alan asiantuntijoiden kanssa. Kaikki sopimusmallit ovat ladattavissa word-dokumenttina sekä suomeksi että englanniksi. Hinnasto lisätään allekirjoitetun sopimuksen liiteeksi ennen sopimuksen lähettämistä kauppakamariin.
IndividuaaliEscrow-sopimus tehdään ohjelmistotuotteen tekijänoikeuden omistajan ja sen asiakkaan, lisenssinhaltijan, sekä Escrow-agentin kanssa. Sopimusta käytetään asiakkaalle räätälöidyssä ohjelmatoimituksessa.
Myyjän, Escrow-agentin ja usean ostajan välinen sopimus. RyhmäEscrow soveltuu parhaiten tilanteeseen, jossa useille asiakkaille myydään samanlaista tuotetta; esimerkiksi taloushallinnon- tai CRM-ohjelmia. Sopimusmalli säästää myyjän työtä, sillä kauppakamariin tehdään vain yksi talletus. Ostaja saa suojattua liiketoimintansa kannalta tärkeän kokonaisuuden vaivattomasti ja kustannustehokkaasti.
Tietokoneohjelmien tekijänoikeuksia ei rekisteröidä mihinkään julkiseen rekisteriin. Tästä syystä ohjelmien tekijöillä on usein vaikeuksia todistaa keksintönsä omikseen, esimerkiksi silloin kun kilpailijat esittelevät vastaavanlaisen tuotteen. Tallettamalla lähdekoodin kauppakamarin Escrow-palveluun yritys voi kiistattomasti osoittaa tehneensä ohjelmakeksinnön tiettynä aikana.
Escrow-agentin haltuun voidaan tallettaa erilaista asiakirjamateriaalia määräajaksi. Talletuksella voidaan varmistaa esimerkiksi yrityskauppa-aineiston säilyminen muuttumattomana talletuksen ajan.
Escrow-sopimuksen tekeminen
Escrow-menettelyn alkuvaiheessa toimittaja ja asiakas sopivat mallisopimuksen pohjalta Escrow-sopimuksen ehdoista kuten esimerkiksi siitä, milloin talletusmateriaali vapautetaan, mitä asiakas saa tehdä vapautetulla materiaalilla, kuinka usein materiaalia päivitetään ja miten materiaali validoidaan.
Kun kauppakamari on hyväksynyt sopimusehdotuksen ja kaikki kolme osapuolta ovat allekirjoittaneet sopimuksen, voidaan lähdekoodi tallettaa kauppakamariin.
1. Muutoksista sopiminen
Sovi mahdollisista muutoksista mallisopimukseen ohjelmistotoimittajan ja sen asiakkaan välillä ja merkitse ne sopimukseen.
2. Sopimusehdotus
Lähetä sopimusehdotus sähköpostitse reetta.riihimaki@helsinki.chamber.fi tai kati.mattinen@helsinki.chamber.fi
3. Sopimuksen allekirjoittaminen
Kauppakamarin hyväksyttyä sopimusehdotuksen voivat ohjelmistotoimittaja ja asiakas allekirjoittaa sopimuksen ja lähettää sen kolmena (3) kappaleena kauppakamariin.
4. Sopimuskappaleet
Kauppakamari toimittaa osapuolille kummallekin yhden allekirjoitetun sopimuskappaleen. Talletus voidaan toimittaa säilytykseen tämän jälkeen tai yksittäistapauksissa kauppakamarin edustajan kanssa sopien myös aikaisemmin.
5. Tallennusmateriaali
Ohjelmistotoimittajan tulee toimittaa sopimuksessa sovittu talletusmateriaali kauppakamarille 14 päivän kuluessa sopimuksen voimaantulosta (allekirjoittamisesta).
Talletusmateriaali toimitetaan postitse tai lähettiä käyttäen osoitteeseen:
Helsingin seudun kauppakamari
Escrow-palvelu
Kalevankatu 12
00100 Helsinki
6. Tallennusmateriaalin pakkaus
Materiaali tulee toimittaa sinetöidyssä pakkauksessa ja sen tulee sisältää sovittu aineisto tallennettuna koneellisesti luettavalle talletusvälineelle. Pakkauksen koko ei saa ylittää mittoja 35 cm x 30 cm x 10 cm, ellei toisin sovita.
7. Kirjallinen ilmoitus
Kauppakamarille toimitettavaan materiaaliin on liitettävä kirjallinen ilmoitus, josta ilmenevät
- sopimuksen osapuolet
- sopimuksen solmimispäivä
- säilytettäväksi luovuttamispäivä ja
- säilytettäväksi luovutettavan materiaalin yksilöinti.
Säilytyspakkaukseen on lisäksi merkittävä osapuolten nimet ja pakkauspäivämäärä.
8. Materiaalin vastaanotto
Kauppakamari lähettää sopimusosapuolille ilmoituksen materiaalin vastaanottamisesta seitsemän (7) päivän kuluessa materiaalin saapumisesta kauppakamariin.
9. Päivitysmateriaali
Mikäli ohjelmistotoimittaja toimittaa asiakkaalleen muutetun tai päivitetyn version ohjelmistoa, tulee muutoksen sisältävä materiaali toimittaa kauppakamarille 30 päivän kuluessa muutoksen toimittamisesta asiakkaalle.
Escrow-asioissa sinua auttaa
Sopimukset ja neuvonta
reetta.riihimaki@chamber.fi
09 2286 0229
kati.mattinen@chamber.fi
09 2286 0313
Sopimukset ja neuvonta
marko.silen@chamber.fi
09 2286 0233
Myynti, asiakaspalvelu ja kehitys
miira.kolehmainen@chamber.fi
050 354 1571