Hankintakisan voittoon vaaditaan myös vastuullisuutta

Moni pk-yritys mielii mukaan julkisen sektorin hankintoihin, mutta into voi tyssätä heti alkumetreillä monimutkaisilta tuntuviin ja paljon paperityötä vaativiin kilpailutuskäytäntöihin.

Kuinka sitten ylittää tämä byrokratiakynnys ja napata edes pieni siivu oman kotikunnan tai hyvinvointialueen hankinnoista, jotka tulevina vuosina tulevat todennäköisesti edelleen kasvamaan?

Tähän teemaa pureuduttiin maaliskuun alussa Helsingin seudun kauppakamarin ja Business Vantaan järjestämässä seminaarissa, jonka pääviesti oli selvä: Kun julkisten hankintojen käytäntöihin jaksaa perehtyä pitkäjänteisesti, opettelee lukemaan tarjouspyynnöt huolellisesti ja pitää samoista periaatteista kiinni myös itse tarjousta tehtäessä, voi pienikin yritys saada töitä vuosiksi eteenpäin.

Tavoitteena tasapuolinen kohtelu

Lakiasiantoimisto Krogeruksen lakimies ja julkisten hankintojen johtaja Terhi Kauti tunnusti, että tarjouspyynnöt erilaisine taustatietoineen ovat varsinkin ensikertalaisille työläitä. Niiden yksiselitteisenä tavoitteena on kuitenkin antaa kaikille yhtäläiset osallistumismahdollisuudet sekä mahdollistaa aidosti parhaan ja sopivimman vaihtoehdon valinta.

Tarjouspyynnön on oltava selkeä, jotta saadut tarjoukset ovat yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia. Toisaalta myös tarjoajien on tiedettävä, miten esimerkiksi laadullisia vertailuperusteita sovelletaan ja millä perusteilla päätös lopulta tehdään.

”Hankintayksiköllä on päätöksissään laaja harkintavalta, mutta tarjousehdot eivät silti saa antaa liian suurta valinnanvapautta tai mahdollisuutta suosia esimerkiksi aiempaa yhteistyökumppania. Takavuosina esimerkiksi laatumittarit saattoivat olla niin epämääräisiä, etteivät ne juurikaan ohjanneet hankintapäätöksiä”, Kauti totesi.

Samalla hän korosti, että tarjoaja sitoutuu tekemäänsä tarjoukseen eikä siihen voi tehdä olennaisia muutoksia ilman koko hankinnan uusimista. Tässäkin kyse on tarjoajien tasapuolisesta kohtelusta.

Tarjous voi tyssätä pieneenkin puutteeseen

Varsinaiseen tarjouskilpailuun pääsevät mukaan vain soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat. Niissä käydään läpi taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne, osaaminen ja tekninen suorituskyky, asiakasreferenssit sekä henkilöstön määrä, koulutustaso ja työkokemus.

Jos jokin näistä vaatimuksista ei täyty, on tarjous hylättävä.

”Siihen voi riittää perusteeksi jopa yksittäinen tutkinto- tai työkokemuspuute. Toisaalta vaatimukset eivät saa myöskään olla ylimitoitettuja itse hankintaan nähden. Tavoitteena on lopulta löytää hinta/laatu -suhteeltaan paras vaihtoehto”, Kauti huomautti.

Hän painotti myös tarjouksessa annettujen tietojen oikeellisuutta. Jos niissä paljastuu virheitä sopimusaikana, ne voidaan tulkita sopimusrikkomukseksi.

Pieniä hankintoja myös suoraostoina

Vaikka hankintakisaan osallistuminen voi tuntua työläältä, kannusti Vantaan kaupungin hankintajohtaja Tiina Ekholm yrityksiä liikkeelle. Kasvavassa kaupungissa riittääkin työsarkaa, sillä Vantaan kuluvan vuoden budjetissa palveluostot ovat 249 miljoonaa, tavarahankinnat 43 miljoonaa ja investoinnit 164 miljoonaa euroa.

Ajantasaista tietoa vireillä olevista hankinnoista löytyy Vantaan verkkosivujen hankintakalenterista ja kaikki yli 30 000 euron tarjouspyynnöt listataan tarjouspalvelu.fi-sivustolle.

Kaupungin kanssa voi käydä kauppaa myös pienimuotoisemmin ja ilman raskaita tarjouskierroksia, Ekholm muistutti.

”Alle 2 000 euron pienhankintoja voidaan tehdä suoraan sopivaksi katsotulta toimijalta, ja tarjous hoituu suoraan esimerkiksi sähköpostilla. Myös alle 30 000 euron tavara- ja palveluhankintoja sekä alle 60 000 euron rakennusurakoita voidaan hoitaa hintatiedustelujen ja sähköpostitarjousten pohjalta”, Ekholm vinkkasi.

Vastuullisuus tärkeä valintakriteeri

Hän kannustikin yrityksiä aktiivisuuteen. Omista tuotteista ja palveluista kannattaa viestiä kaupungin suuntaan ja tarjouskilpailuihin ja tarjouspyyntöihin on hyvä vastata, vaikka menestymisen mahdollisuudet tuntuisivat juuri sillä kohtaa vähäisiltä. Tätä kautta nimi jää mieleen seuraavaa kerta varten.

Kaikista yli 2 000 euroa ylittävistä tilauksista tehdään kirjallinen sopimus ja yrityksen taloudellinen kestävyys tarkistetaan Vastuu Groupin palvelun kautta. Myös se varmistetaan, ettei tarjoaja kuulu millekään pakotelistalle.

”Julkisissa hankinnoissa ei voi olla säröjä ja siksi sosiaalinen, taloudellinen ja ympäristövastuu on otettava vakavasti, mikäli tarjouskilpailuissa aikoo menestyä. Lisäksi yli 50 henkilön yrityksillä ja organisaatioilla on oltava käytössä väärinkäytösten ilmoituskanava ja mittaviin hankintoihin voi liittyä myös työllistämisvelvoitteita”, Ekholm listasi.

Lisäbisnestä hyvinvointialueelta

Paikallisia yrittäjiä kannusti liikkeelle myös Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hankintapäällikkö Marianne Punkki.

Uudelle hyvinvointialueelle siirtyi siihen kuuluvien kuntien vanhoja hankintasopimuksia yli 2 000 kappaletta. Näiden sopimusten toimivuutta ja mahdollisia päällekkäisyyksiä on perattu läpi viime vuoden lopulta lähtien. Urakan on määrä valmistua kevään myötä ja samalla rakentuu myös uusi hankintakalenteri.

”Uusi hyvinvointialue ostaa pelkästään sotepalveluja yli 300 miljoonalla eurolla joka vuosi. Siihen tulevat päälle tavarahankinnat, ict sekä erilaiset tukipalvelut. Itsenäisten hankintojen raja on meillä nostettu 9 000 euroon”, Punkki kertoi.