Ilmoituskanava on kyttäilyn sijaan riskien- ja maineenhallintaa

Ensi vuoden lopussa voimaan tuleva whisteblowing-direktiivi on herättänyt jo tässä vaiheessa keskustelua puolesta ja vastaan.

Anonyymia ilmoituskanavaa on pidetty tervetulleena työkaluna väärinkäytösten ja etiikanvastaisen toiminnan torjunnassa. Toisaalta osa on tuominnut sen tarpeettomana kyttäyskanavana, joka tuottaa vain lisätyötä sekä saa työntekijät vahtimaan toisiaan ja tekemään myös aiheettomia ilmoituksia.

– Ei meidän organisaatiossa ja tämän porukan kesken voi edes tapahtua mitään väärinkäytöksiä, on myös usein kuultu hokema.

Helsingin kauppakamarin maanantai-aamun webinaarissa ilmoituskanavaan liittyvät faktat laitettiin kerralla järjestykseen. Vaikka direktiivin voimaantuloon on vielä aikaa, kannustivat Forensic Risk Alliancen johtajat ja direktiiviin perinpohjaisesti perehtyneet asiantuntijat Tytti Saarinen ja Viivi Lajunen lähtemään liikkeelle jo nyt.

– Ilmoituskanavan perustamisessa kannattaa olla mieluummin etujoukoissa kuin häntäpään vartijana. Se viestii henkilöstölle, sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille, kuinka vakavasti oman toiminnan vastuullisuuteen ja eettisyyteen lopulta suhtaudutaan, kaksikko painotti.

Loppu hiljaiselle hyväksynnälle

Omalla työurallaan muun muassa konkurssitarkastajina toimineet Saarinen ja Lajunen korostivat, että kyttäilyn sijaan whistleblowingissa on nimensä mukaisesti kyse pilliin puhaltamisesta. Käytännössä se on varoitusmerkki, joka kannattaa ottaa aina vakavasti.

Anonyyminä annettava ilmoitus voi liittyä epäilyyn esimerkiksi taloudellisesta väärinkäytöksestä, lahjonnasta, rahanpesusta, petoksesta tai muusta epäeettisestä toiminnasta.

Työnantajalle direktiivi tuo paitsi vastaanotto- myös reagointivelvoitteen eli ilmoitusta ei voi painaa villaisella ja jättää selvittämättä.

– Myöskään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä ei saa lähteä selvittämään. Se todennäköisesti vie vain entistä pahempaan mainesuohon, Lajunen muistutti.

Samalla hän painotti, että avoimuudessa on kosolti petrattavaa myös meillä Suomessa. Tuoreen pohjoismaisen kyselytutkimuksen mukaan epäkohdista jätetään yllättävän usein kertomatta (20 prosenttia vastanneista), koska sillä ei uskota olevan lopulta mitään vaikutusta. Peräti 15 prosenttia vastaajista kertoi pelkäävänsä myös oman työpaikkansa puolesta.

– Tämä on huolestuttavaa ja siksi työpaikoilla vallitseva hiljaisuuden kulttuuri pitää murtaa. Jos väärinkäytöksistä ei tule ilmoituksia, se ei todellakaan tarkoita, etteikö niitä tapahtuisi. Ja tästä pitäisi myös yritysjohdon olla kiinnostunut, Lajunen tähdensi.

Ilmoittajaa suojataan loppuun asti

Työnantajan on annettava ilmoituksesta ensin vastaanottokuittaus. Sen jälkeen on kerrottava kolmen kuukauden kuluessa, kuinka prosessi etenee.

Tämän lisäksi työnantajalla vastatoimikielto ja käännetty todistustaakka.

– Tässä on itse asiassa koko direktiivin pihvi. Ilmoitukset voi tehdä anonyymisti ilman pelkoa jälkiseuraamuksista tai uran vaikeutumisesta. Myös mahdollinen jatkokeskustelu käydään anonyymisti. Tämä varmasti madaltaa ilmoituskynnystä, Tytti Saarinen totesi.

Samalla hän suositteli, että ilmoituskanava kannattaa avata oman henkilöstön ohella myös tärkeille sidosryhmille, alihankkijoille sekä esimerkiksi vanhoille työntekijöille.

Ex-työntekijät ovat usein erittäin tärkeä ja hyvä tietolähde, Saarinen lisäsi.

Saman direktiivin suojassa ovat myös mm. työnhakijat, harjoittelijat, vapaaehtoistyöntekijät, osakkeenomistajat ja hallinnossa toimivat sekä vaikkapa tavarantoimittajat.

Yhdysvaltalaisen tutkimuksen mukaan yli 40 prosenttia väärinkäytöksistä tulee ilmi nimenomaan vihjeiden perusteella. Pelkkä sattumakin on todennäköisempi tapa päästä jäljille kuin perinteinen tilintarkastus.

Koulutus ja viestintä avainasioita

Whistleblowing-direktiivi koskee kaikkia yli 50 hengen organisaatiota. Ilmoituskanavan perustaminen vaatii niiltä sitoutumista ja resursseja. Käytännössä sen pyörittämiseen tarvitaan useimmissa organisaatioissa ulkopuolista apua ja osaamista.

Tässä kohtaa sitä löytyy myös Keskuskauppakamarista, joka avasi oman whistleblowing-palvelun jo kesällä.

Webinaarin asiantuntijakaksikko painotti myös kanavan lanseerauksen ja koulutuksen roolia. Henkilöstölle on kerrottava selkeästi, mistä kanava löytyy, mitä varten se on olemassa ja millaisista asioista sinne voi ilmoittaa.

Samalla myös ylimmän johdon on sitouduttava sen hyödyntämiseen ja periaatteisiin. Vain tätä kautta henkilöstö saadaan käyttämään kanavaa aktiivisesti ja oikein.

– Kanava pitää nähdä ennen kaikkea positiivisena kehitystyökaluna. Kun epäkohtiin tartutaan heti alussa, voidaan kurssia korjata ajoissa ja selvitään myös pienemmin vaurioin, kaksikko tähdensi.