Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Etusivu > Tietosuoja Helsingin seudun kauppakamarissa > Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin seudun kauppakamari (Y-tunnus 0201253-1) [myöhemmin HSKK]

Osoite:
Kalevankatu 12, 00100 Helsinki

Puhelin:
(09) 228 601

Sähköposti:
kauppakamari (at) helsinki.chamber.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Max Moiseev
tietosuoja (at) helsinki.chamber.fi

2. Mihin tarkoituksiin käsittelemme jäsentemme henkilötietoja?

Jäsenellä tarkoitetaan tässä yhteydessä niiden yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa HSKK:lla on jäsensuhde.

HSKK käsittelee jäsenten henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

Jäsensuhteen hoito ja analysointi

  • HSKK käyttää henkilötietojasi edustamasi yrityksen tai muun yhteisön kanssa muodostetun jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin. HSKK:n tehtävänä on kehittää toiminta-alueensa elinkeinoelämän toimintaedellytyksiä.

Jäsenetujen tarjoaminen

  • HSKK voi käyttää henkilötietojasi erilaisten vaihtuvien jäsenetujen tarjoamiseksi ja niiden hyödyntämisen analysoimiseksi. Henkilötietoja käytetään HSKK:n ja jäsenen taustaorganisaation väliseen sopimukseen tai muuhun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.

Jäsenviestintä

  • HSKK voi käyttää henkilötietojasi jäsenviestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen sinulle jäsenyyteen ja jäsenetuihin liittyviä ilmoituksia, tiedottaakseen palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääkseen palautetta tuotteista ja palveluista.
  • HSKK voi käyttää henkilötietoja jäsentarjontansa räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saatamme antaa suosituksia tai näyttää räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä viestejä omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa.

Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen

  • HSKK voi käyttää jäsenen henkilötietoja tuotteiden ja palveluidensa kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:

  1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
  3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja/tai
  4. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Lähtökohtaisesti HSKK käsittelee tietojasi jäsenrekisterissään kauppakamarilain ja yhdistyslain perusteella. HSKK voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi muun lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella.

HSKK:lla on toimintansa harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten toiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen, ja henkilötietojasi voidaan käsitellä myös näillä perusteilla.

3. Mitä tietoja voimme kerätä?

HSKK:n keräämät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:

3.1. Perustiedot kaikista rekisteröidyistä

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot)
  • sukupuoli
  • palvelukieli
  • titteli ja/tai työnkuvaus nykyisessä ja aikaisemmissa HSKK:n asiakassuhteeseen liittyvissä työtehtävissä
  • HSKK:n jäsenyyteen liittyvän yrityksen, jossa rekisteröity työskentelee tällä hetkellä
    tai on työskennellyt aikaisemmin, nimi ja tiedot
  • yhteyshenkilönä toimimisen alkamis- ja päättymisaika
  • rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä viestinnän sisältämien tuotteiden ja palveluiden käyttö
  • HSKK:n digitaalisten palvelujen sekä rekisteröidylle luodun digitaalisen sisällön käyttöä koskevat tiedot
  • HSKK:n rekisteröidyn digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät tekniset tiedot
    sekä evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot
  • asiakaspalvelupuhelujen taltioinnit sekä sähköpostit ja verkkokeskustelut

3.2. HSKK:n jäsentuotteita tai -palveluja käyttäneiden, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden rekisteröityjen tiedot

  • palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet

3.3. HSKK:n sääntömääräisiin kokouksiin, tapahtumiin ja muihin palveluihin osallistuneiden rekisteröityjen tiedot

  • syntymäaika niihin tapahtumiin liittyen, joiden osalta esim. laivayhtiö sitä edellyttää
  • olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta
  • ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiä tietoja, jotka käyttäjä on antanut vapaaehtoisesti)
  • rekisteröidylle kohdistetut edut ja niiden hyödyntäminen

4. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Suurin osa tiedoista saadaan jäsensuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme.

HSKK saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen päivityspalveluja, julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yhteisöjen www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.

5. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

HSKK ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi Helsingin seudun kauppakamari -yhteisön ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

HSKK voi jakaa henkilötietojasi sille jäsenyritykselle tai -yhteisölle, missä olet töissä työnantajasi tiedustellessa esimerkiksi HSKK:n tapahtumiin osallistuneiden työntekijöidensä tietoja. HSKK voi jakaa HSKK:n tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille esimerkiksi jakamalla osallistujalistan muun aineiston yhteydessä.

HSKK jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa HSKK yhdessä hallinnoi ja toteuttaa projekteja, kuten esimerkiksi Keskuskauppakamarille ja kauppakamarin yhteydessä toimivalle Enterprise Europe Network-yksikölle.

HSKK saattaa jakaa henkilötietojasi HSKK:lle palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja analysointi, tutkimustoiminta, viestintä ja erilaiset kampanjat. HSKK saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille. Henkilötietojesi suojaaminen on HSKK:lle tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

HSKK saattaa jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin tutkimus-, neuvontapalvelu- ja suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä HSKK:n tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa.

HSKK saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.

6. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?

HSKK saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. HSKK saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden lainsäädäntö ei tarjoa erityistä henkilötietojen suojaa tai joiden tietosuojalainsäädäntö on hyvin erilainen. Näissä tapauksissa HSKK varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja käytännöllisten tietosuojatoimien noudattamista.

7. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

HSKK käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun HSKK:lla on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tietojasi käsitellään vähintään sen ajan, kun HSKK:n ja edustamasi organisaation välillä on voimassa jäsensuhde ja toimit yhteyshenkilönä HSKK:iin päin tai työskentelet kyseisessä jäsenyrityksessä.

8. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?

Jäsenen yhteyshenkilönä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön oikeuksiesi käyttämiseen liittyen.

Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:

  1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on rekisteriin kerätty.
  2. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
  3. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot tästä rekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
b) peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
​​​​​​c) ​vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
d) henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
e) henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan HSKK:iin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
f) henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten HSKK:n digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.

  1. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää HSKK:ia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:

a) kiistät HSKK:lla olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
b) käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
c) HSKK ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö HSKK:n oikeutetut perusteet sinun perusteesi.

  1. Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada HSKK:lle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  2. Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
  3. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja HSKK:n välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaistavaksi.

9. Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille?

Jotta HSKK voi täyttää kauppakamarin jäsenyyteen liittyvät sopimusvelvoitteensa, on HSKK:n saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota jäsenelle ja / tai sinulle niitä jäsenetuja, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.

10. Teemmekö profilointia?

Emme toistaiseksi tee sellaista EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa profilointia, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai muita vastaavia seuraamuksia sinuun liittyen.

Voimme sen sijaan muutoin analysoida rekistereissämme olevia henkilötietoja sekä yhdistää niitä kolmansilta tahoilta saataviin tietoihin, ja pyrkiä ennustamaan mm., millaisista sisällöistä olet todennäköisesti kiinnostunut, ja kohdentaa sisältöjä ennusteiden mukaan.

11. Minkä maan lakia tietojen käsittelyyn sovelletaan?

Me olemme suomalainen ja Suomessa operoiva organisaatio. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.