Helsingin toimisto
Käyntiosoite: Kalevankatu 12, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 68, 00131 Helsinki
Puhelin: 09 228 601 (vaihde)
kauppakamari@helsinki.chamber.fi
Etätyöohjeet ajan tasalle
Julkaistu:
Laaja etätyösuositus päättyi 15.10.2021 ja vastuu terveysturvallisesta työnteosta siirtyy vahvemmin työpaikoille. Tästä eteenpäin työnantaja lähtökohtaisesti päättää, miten asiat työnteon osalta jatkuvat. Maltilla kannattaa edetä, sillä virukselta suojautuminen on edelleen tarpeen huomioida siirryttäessä lähityöhön. Edelleen on syytä seurata myös viranomaisohjeita ja -suosituksia.
Jos etätyö sallitaan jatkossakin, on nyt sopiva hetki laatia ohjeet etätyön tekemisestä, jos sellaisia ei vielä ole tai aikaisempia ohjeita halutaan muuttaa. Ohessa muutamia seikkoja, jotka on otettava huomioon etätyöohjeita laadittaessa.
YT-asia
Ennen etätyöohjeiden käyttöönottoa ja muuttamista on muistettava, että kyseessä on hyvin todennäköisesti yhteistoiminta-asia, jos yritys kuuluu yhteistoimintalain piiriin (vähintään 20 työntekijää).
Yhteistoimintalain 32.1 §:n 5 kohdan mukaan työn järjestelyistä aiheutuvat henkilöstövaikutukset kuuluvat neuvotteluvelvollisuuden piiriin. Työn järjestelyjen käsite on hyvin laaja ja käytännössä tämän lainkohdan piiriin kuuluvat esimerkiksi yrityksen organisaatiomuutokset, merkittävät työtilojen muutokset ja työtehtävien olennaiset järjestelyt.
Työnantaja voi tehdä päätökset vapaaehtoisuuteen perustuvan etätyön osalta työnjohto-oikeuden nojalla mutta ensin on neuvoteltava. Käytännössä neuvotteluvelvoite on suhteellisen kevyt. Työnantaja kutsuu henkilöstön tai henkilöstön edustajan neuvotteluun ja antaa käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot, jotta neuvotteluun voi valmistautua. Kutsun ja neuvottelun välistä aikaa ei ole laissa määrätty. Itse neuvotteluillekaan ei ole vähimmäisaikoja. Riittävää on, että on neuvoteltu suunniteltujen henkilöstövaikutusten perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista yhteistoiminnan hengessä ja yksimielisyyden saavuttamiseksi. Neuvottelujen jälkeen työnantaja tiedottaa päätöksestään.
Työnantaja saattaa harkita toimitiloista luopumista kokonaan tai osittain. Muutosmahdollisuuksia harkittaessa on otettava huomioon, että työsopimuksessa sovittu työntekopaikka sitoo osapuolia. Työnantajalla ei ilman irtisanomisperustetta ole yksipuolista mahdollisuutta muuttaa työsuhteen ehtoa pysyvästi. Kiinteistä työtiloista osittainen tai kokonaan luopuminen voi kuitenkin muodostaa työsopimuslain mukaisen tuotannollisen syyn, jonka vuoksi aikaisempi työ vähenee olennaisesti ja pysyvästi. Näin ollen suunnitellut toimenpiteet ja niiden henkilöstövaikutukset tulee käsitellä yhteistoimintalain 8 luvun mukaisissa työvoiman vähentämisneuvotteluissa. Neuvottelujen jälkeen työnantaja voi tehdä päätöksensä ja toteuttaa muutoksen irtisanomisaikoja noudattaen. Mikäli työntekijä kieltäytyisi hyväksymästä uutta sopimusta, työsuhde päättyisi työnantajan irtisanomana.
Vapaaehtoinen etätyö
Etätyö voi olla vapaaehtoista, jolloin työntekijöillä on mahdollisuus tehdä etätyötä työnantajan ohjeiden mukaisesti. Tällöin ei tarvitse jokaisen työntekijän kanssa sopia erikseen etätyön tekemisestä.
Ohjeissa vapaaehtoiseen etätyöhön tulisi huomioida seuraavia asioita: |
|---|
| Etätyöpäivien määrä – esimerkiksi viikossa tai kuukaudessa |
| Etätyöpäivistä ilmoittaminen – Onko etätyöpäivistä ilmoitettava esihenkilölle vai edellyttääkö esihenkilön suostumuksen |
| Missä etätyötä saa tehdä – Kotoa, vapaa-ajan asunnolta, Suomesta – Ulkomailla tehdystä etätyöstä aina etukäteen sovittava erikseen |
| Velvollisuus tulla varsinaiselle työpaikalle ja millä aikataululla |
| Työaika etätyössä kuten lähityössäkin – Tavoitettavuus työajan puitteissa – Työaikaa on seurattava myös etätyön osalta! – Lisä- ja ylityö, sunnuntaityö |
| Työvälineet |
| Tietosuoja ja salassapitovelvoite |
| Poissaolosta ilmoittaminen – kuten lähityössä |
| Työnantaja voi edellyttää, että työpaikalla tai tietyssä yksikössä tulee olla aina tietty määrä työntekijöitä vähintään tai enintään |
| Etätyön säännöt voivat olla erilaiset eri tehtävissä |
| Väärinkäytöstilanteessa, etätyö voidaan kieltää |
| Joissain poikkeustilanteissa etätyöhön jäämistä suositellaan tai voidaan velvoittaa |
| Työnantajalle mahdollisuus ohjeen muuttamiseen ja irtisanomiseen |
Etätyösopimus yksittäisen työntekijän kanssa
Mikään ei estä erillisen etätyösopimuksen tekemistä jokaisen työntekijän kanssa, vaikka kyse olisi vapaaehtoisesta etätyöstä. Etätyön tekemisestä kannattaa tehdä erillinen etätyösopimus etenkin, jos sovitaan pidempiaikaisesta kokoaikaisesta etätyöstä tai muusta erityisjärjestelystä, mikä selvästi poikkeaa muista työntekijöistä tai noudatetusta käytännöstä. Tällaisia voivat olla erimerkiksi etätyön tekeminen ulkomailla tai tilanne, jossa työntekijä on korona-aikana muuttanut satojen kilometrien päähän työpaikastaan.
Sopimusta tehtäessä on muistettava, että työnantajan on kohdeltava työntekijöitä tasapuolisesti, jollei siitä poikkeaminen ole työntekijän tehtävä ja asema huomioon ottaen perusteltua. Erilaiselle kohtelulle tulee olla objektiivisesti arvioiden hyväksyttävät syyt. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos yhdelle luvataan esimerkiksi pysyvä etätyömahdollisuus, saattaa samaa työtä tekevä kollega samanlaisessa tilanteessa olla oikeutettu vastaavaan.
Neuvontapalvelut
Helsingin seudun kauppakamari
