Mitä palveluja julkinen notaari tarjoaa Suomessa?

Yritysten aloittaessa vientiä uusiin kohdemaihin, on tarve erilaisille todistuksille ja asiakirjojen varmentamisille lisääntynyt. Julkisilla notaareilla on Suomessa laaja tehtävänkuva, mutta tässä artikkelissa keskitytään niihin palveluihin joita yritykset voivat tarvita.

Asiakirjojen allekirjoitusten ja jäljennösten todistaminen

Perinteinen ja hyvin tunnettu julkisen notaarin tehtävä on todistaa oikeaksi allekirjoituksia ja jäljennöksiä asiakirjoista. Tällaisia asiakirjoja voivat olla valtakirjat, sopimukset ja opintotodistukset. Jos todistetaan allekirjoituksen oikeellisuutta, on ko. allekirjoitus tehtävä julkisen notaarin läsnä ollessa. Samalla varmennetaan henkilöllisyys henkilöllisyystodistuksesta.

Yhtiön edustusoikeuden ja henkilöiden kelpoisuuden todistaminen

Julkinen notaari voi todistaa että tietyllä henkilöllä – esimerkiksi yhtiön toimitusjohtajalla tai hallituksen jäsenellä- on oikeus edustaa yhtiötä. Tietyn henkilön allekirjoitusoikeudesta annetusta todistuksesta käytetään termiä Apostille-todistus. Kelpoisuuden todistamisella taas tarkoitetaan että jollain viranomaisella tai henkilöllä on oikeus tiettyyn virkatoimeen tai ammatinharjoittamiseen.

”Antaa todistuksia notaarille esitettyjen asiakirjojen sisällöstä sekä oikeudellisista ja taloudellisista olosuhteista”

Tämä melko kryptisesti lakiin kirjoitettu oikeus antaa julkiselle notaarille laajan oikeuden antaa erilaisia todistuksia. Lain perusteluissa on todettu että julkinen notaari voisi antaa todistuksen esimerkiksi ansioluettelon ja lokikirjan sisällöstä. Esimerkkinä mainitaan myös todistus lainsäädännön sisällöstä. Asiakirjan todistettava sisältö voisi olla myös sähköisessä muodossa, kuten tekstiviestinä tai verkkosivun sisältö tiettynä hetkenä.

”Määrämuotoisen tai muun kirjallisen kertomuksen, selvityksen tai ilmoituksen vahvistaminen”

Jotkut oikeustoimet ulkomailla voivat edellyttää notaarin vahvistamia selvityksiä tai ilmoituksia Suomesta. Tarve näihin siis lähtee usein liikkeelle ulkomaisesta lainsäädännöstä tai esimerkiksi rahoituslaitoksilta. Ne voivat tuntua suomalaisesta erikoisilta koska meillä ei välttämättä ole vastaavia käytäntöjä tai lainsäädäntöä Suomessa.

Vahvistettavat asiakirjat voivat olla esimerkiksi sopimuksia tai valtakirjoja. Ne voivat olla myös selvityksen, ilmoituksen tai asianajajan laatiman selostuksen muodossa. Yhteistä näille on että niissä henkilö allekirjoituksellaan vahvistaa asiakirjan sisällön. Julkinen notaari ei todista sitä että em. asiakirjan sisältö pitäisi paikkaansa, vaan ainoastaan sen että hänelle on annettu tämä asiakirja. Käytännössä ulkomaiselle taholle on useimmiten riittänyt todistus asiakirjan omakätisestä allekirjoittamisesta.

”Toimenpiteitä muun maan lainsäädännön vuoksi tai oikeustoimen tekemiseksi ulkomailla”

Lopuksi julkiselle notaarille annetaan oikeus tehdä asiakkaan pyytämiä toimenpiteitä, joita asiakas tarvitsee oikeustoimiin ulkomailla. Julkisella notaarilla ei ole velvollisuutta selvittää ulkomaisen lainsäädännön sisältöä, vaan riittää että asiakas tarvitsee Suomesta tiettyjä toimenpiteitä.

Marko Silen
johtaja
Helsingin seudun kauppakamari