Onko sinun vaikea keskittyä työpäiviesi aikana? Näillä kolmella keinolla pystyt tukahduttamaan tärkeiden töidesi tärvääjät

Hukutko sähköpostiisi? Onko työpäiväsi täynnä jatkuvia keskeytyksiä ja tehottomia palavereja? Tuntuuko, että päivät ovat jatkuvaa tulipalojen sammuttelua? Mikäli koet, että useimmat työpäiväsi muistuttavat edellä mainittua, voin lohduttaa sinua kertomalla että kuulut suomalaisten asiantuntijatyötä tekevien enemmistöön.

Olen vuodesta 2012 asti kouluttanut yli 9.000 suomalaista järkeistämään työtapojaan yksinkertaisilla ja todistetusti toimivilla tekniikoilla. Koulutuskokemukseni kautta väitän, että ajatustyöläisen suurin yksittäinen haaste ovat ajatustyön jatkuvat keskeytykset.

Miksi keskeytykset ovat niin haitallisia ajatustyössä?

Keskeytykset syövät keskimäärin 2–3 tuntia ajatustyöläisen jokaisesta työpäivästä ja tosiasiassa keskitymme keskimäärin yhteen tehtävään vaivaiset 11 minuuttia ennen kuin meidät keskeytetään. Pahimmillaan, mikäli keskeytynyt tehtävä on vaativa, meiltä voi mennä jopa 20 minuuttia palauttaa keskittymisemme keskeytystä edeltävälle tasolle.

Tämä tarkoittaa sitä, että tunnin työtehtävä saattaakin syödä kaksi tuntia työaikaasi, jos sinut keskeytetään kolme kertaa tehtävän aikana. Lisäksi on hyvin lähes varmaa, että työn jälki huononee keskeytysten takia. Näiden tutkimustulosten valossa keskeytysten välttäminen on ehkä tärkein yksittäinen työtehoa lisäävä tekijä ja tämän vuoksi haluan esitellä kolme parasta keinoani keskeytysten välttämiseen.

Ratkaisu 1: Älä seuraa sähköpostiasi reaaliaikaisesti

Suomalainen ajatustyöläinen saa keskimäärin 60 sähköpostia työpäivän aikana, eli noin 7-8 minuutin välein. Tämän vuoksi sähköposti saattaa olla pahin yksittäinen ajatustyön keskeyttäjä.

Siksi suosittelenkin, että poistat kaikki ilmoitukset saapuneesta ja lukemattomasta sähköpostista kaikilta laitteiltasi ja siirryt lukemaan sähköpostisi keskitetysti 2-3 kertaa työpäivän aikana. Alussa näiden sähköpostin käsittelyaikojen ajastaminen säännöllisin kalenterimerkinnöin saattaa olla hyödyllistä.

Mikäli jollain on tätä kiireellisempää asiaa, niin hän kyllä keksii keinot tavoittaa sinut. Ajan myötä kollegasi ja asiakkaasi myös oppivat, että sinua ei kannata yrittää tavoitella sähköpostitse, mikäli asia on oikeasti kiireellinen (useimmat sähköpostit eivät ole). Lisäksi suosittelen kertomaan kaikille, että luet sähköpostejasi keskitetysti pari kertaa päivässä, jotta he tietävät että et jatkossa vastaa minuuttien sisällä sinulle lähetettyihin sähköposteihin.

Ratkaisu 2: Tee keskittymistä vaativat tehtävät etänä

Älä tee yli 20 minuutin syvää keskittymistä vaativia tehtäviä omalla työpisteelläsi. Yleisimpiä ulkoisia työn keskeyttäjiä ovat työkaverisi, jotka tulevat työpisteeseesi tai toimistoosi.

Tämän voit estää tehokkaasti kalenteroimalla haastavammat itsenäiset tehtävät etäpäivillesi tai siirtymällä pois työpisteeltäsi esimerkiksi vapaaseen kokoushuoneeseen, puhelinkoppiin tai hiljaiseen huoneeseen. Suosittelenkin asiantuntijatyötä tekeviä pitämään vähintään yhden etäpäivän viikossa, jotta haastaville tehtäville on helppo järjestää riittävästi keskeytyksetöntä työaikaa.

Lisäksi työpäivien pilkkominen toimisto- ja etäosiin on usein hyödyllistä esimerkiksi siten, että teet keskittymistä vaativat työt aamulla kotona ennen kuin siirryt konttorille palavereihin ja muihin yhteistyötä vaativiin hommiin.

Ratkaisu 3: Suitsi älypuhelimesi ilmoitukset

Suosittelen karsimaan älypuhelimesta ilmoitusääniä ja kuvakkeita rankalla kädellä, sillä mikäli säilytät oletusasetukset kaikissa sovelluksissasi, tulee älypuhelimesi keskeyttämään sinut kymmeniä kertoja jokaisen työpäiväsi aikana. Olen luonut itselleni seuraavan laisen viestintäsovellusten ”vasteaikahierarkian”.

Itse vastaan nopeimmin tekstiviesteihin ja puheluihin, sillä pidän näissä älypuhelimessani ääniä päällä aina kun pystyn.

Puolestaan WhatsApp:sta ja sähköpostisovelluksesta olen poistanut kaikki ilmoitusäänet, sillä ne keskeyttäisivät työtäni aivan liian usein. WhatsApp on toiseksi nopein tapa tavoittaa minut, sillä siinä pidän päällä push-ilmoituksia ja näen vastaamattomista viesteistä kertovan punaisen kuplan aina, kun katson älypuhelimeni aloitusnäkymää.

Sähköpostisovellukseni olen siirtänyt kolmannelle älypuhelimeni välilehdelle sekä poistanut push-ilmoitukset ja punaisen kuplan. Näin ollen, minun pitää aktiivisesti haluta tarkistaa älypuhelimellani sähköpostit ja teenkin sen vain silloin, kun todella haluan.

Lisäksi suosittelen, että pidät älypuhelimesi pois näkökentästäsi silloin kun haluat keskittyä vaativaan työhön tai toisten ihmisten kanssa keskustelemiseen. Mielestäni on myös ehdottoman tärkeää, että rauhoitat makuuhuoneesi älypuhelimilta, tableteilta, telkkareilta ja läppäreiltä.

”But wait, there’s more.”

Huomannet, että olen käsitellyt tässä ainoastaan ulkoisia keskeyttäjiä. Tutkimusten mukaan kuitenkin noin puolet keskeytyksiä tulee omien korviemme välistä. Kutsun itse näitä sisäisiä keskeyttäjiä ”Ai hitto.”-hetkiksi: esim. ”Ai hitto, unohdin soittaa Millalle” tai ”Ai hitto, minunhan piti valmistella huomisen esitys jo eilen”.

Myös näitä sisäisiä keskeytyksiä on mahdollista vähentää merkittävästi, ja sitä varten suosittelen perehtymään uutuuskirjaani ”Viisas pääsee vähemmällä 2.0. – 52 päivitettyä vinkkiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään.”, joka on saatavilla painettuna kirjana sekä myös e-kirjana ja äänikirjana Bookbeat ja Storytel-palveluista.