Mitä pitää vähintään tietää tulorekisteristä?

Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja käyttävät verohallinto, Kela, työttömyysvakuutusrahasto, työeläkeyhtiöt sekä eläketurvakeskus, eikä tietoja ilmoiteta enää niille kaikille erikseen. Mitään uusia tiedonsaantioikeuksia tulorekisteri ei tuo, vaan tiedot vain ilmoitetaan eri kautta kuin aikaisemmin.

Tulorekisteri otetaan käyttöön heti ensi vuoden alussa 1.1.2019.

Ennen 1.1.2019 maksetut palkat ilmoitetaan vielä vuosi-ilmoituksilla, samoin niiden korjaukset tehdään kullekin viranomaiselle erikseen.

1.1.2020 lähtien tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot, ja tiedon käyttäjien määrä laajenee.

Tulorekisteri sisältää kattavat yksilötasoiset palkkatiedot, ja tulonsaaja voi joko katsoa tulotietojaan sähköisen asiointipalvelun kautta tai tilata tulorekisteriotteen. Tiedot säilytetään järjestelmässä tallentamisvuotta seuraavat kymmenen vuotta.

Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan?

Tiedot tulorekisteriin ilmoitetaan tulonsaajakohtaisesti. Tietojen ilmoittamiselle ei ole euromääräistä alarajaa, ja ilmoitusvelvollisuus koskee kaikkia palkanmaksajia. Tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatulot, luontoisedut, erilaiset palkkiot kuten hallituksen jäsenten saamat palkkiot, työkorvaukset ja muut ansiotulot. Jos maksetaan esimerkiksi työkorvausta sellaiselle työn suorittajalle, joka ei ole ennakkoperintärekisterissä, korvaus pitää ilmoittaa tulorekisteriin. Työmatkakustannusten korvauksista ilmoitetaan päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset.

Tulorekisteriin ilmoitetaan sekä pakollisia että vapaaehtoisia, täydentäviä tietoja. Pakolliset tiedot ovat niitä, joita aiemmin on ilmoitettu vuosi-ilmoituksilla. Vapaaehtoiset tiedot voivat koskea esimerkiksi poissaoloja tai tulolajien ansaintajaksoja.

Mitä tietoja tulorekisteriin ei ilmoiteta?

Tulorekisteriin ei ilmoiteta esimerkiksi

• toiminimiyrittäjän yksityisnostoja
• työnantajan tositteen perusteella maksamia matka- ja majoittumiskustannusten korvauksia, kuten matkalippuja tai hotellilaskuja
• työnantajalle kuuluvia kuluja tai sille maksettuja korvauksia
• työmarkkinajärjestöjen ja työttömyyskassojen jäsenmaksuja.

Milloin tiedot ilmoitetaan?

Suorituksen maksaminen laukaisee ilmoitusvelvollisuuden tulorekisteriin. Palkkatietoilmoitus täytyy antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan käytännössä palkkapäivää eli sitä päivää, jolloin suoritus on tilillä saajansa käytettävissä. Jos viimeinen ilmoituspäivä osuu arkilauantaille tai pyhäpäiväksi, siirtyy määräaika seuraavaksi arkipäiväksi. Tiedot voidaan ilmoittaa myös etukäteen, kuitenkin aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Jos työnantaja maksaa palkkaennakkoa, tulee palkkaennakosta vähentää ennakonpidätys ja sosiaalivakuutusmaksut ja ilmoittaa suoritus tulorekisteriin viiden päivän kuluessa. Varsinaisen palkanmaksun yhteydessä palkkaennakkoa ei ilmoiteta enää uudelleen, vaan se vähennetään bruttopalkasta. Samoin esimerkiksi työmatkakustannusten korvaukset tulee ilmoittaa viiden päivän kuluessa niiden maksamisesta, vaikka niitä maksettaisiin useita kertoja kuukauden aikana.

Jos työntekijällä on rahapalkan lisäksi luontoisetu, myös luontoisetu ilmoitetaan viiden päivän kuluessa palkanmaksusta. Jos hänellä taas on ainoastaan luontoisetu, se ilmoitetaan viiden päivän kuluessa sen kuukauden päättymisestä, jonka luontoisedusta on kysymys. Jos työntekijällä olisi esimerkiksi helmikuussa pelkkä puhelinetu, se pitäisi ilmoittaa tulorekisteriin viimeistään 5. päivä maaliskuuta.

Palkkatietoilmoituksen lisäksi annetaan työnantajan erillisilmoitus palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Siinä ilmoitetaan työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä, siitä tehdyt vähennykset sekä työnantajarekisteriin kuuluvan työnantajan ”ei palkanmaksua” -tieto.

Virheelliset tiedot on korjattava ilman aiheetonta viivytystä korvaavalla ilmoituksella.

Miten tiedot ilmoitetaan?

Tiedot ilmoitetaan
a) teknisen rajapinnan kautta, jolloin palkkatiedot voidaan ilmoittaa sähköisen yhteyden avulla suoraan palkkajärjestelmästä tulorekisteriin
b) sähköisessä asiointipalvelussa lataamalla palkkatiedot tiedostona tai syöttämällä ne verkkolomakkeella tai
c) vain erityisestä syystä paperilomakkeella.

Pientyönantajat voivat jatkossakin hoitaa palkanmaksun palkka.fi-palvelun kautta, josta tiedot lähetetään tulorekisteriin.

Jos tiedot ilmoitetaan teknisen rajapinnan kautta, tulee hakea tulorekisterin varmennetta.

Sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan joko henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Myöhästymismaksu

Verohallinto määrää myöhästymismaksun, jos pakolliset tiedot ilmoitetaan myöhemmin kuin maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden kahdeksantena päivänä. Myöhästymismaksua ei yleensä määrätä luonnolliselle henkilölle eikä kuolinpesälle.

Myöhästymismaksu koostuu päiväkohtaisesta ja suorituksen määrän perusteella määräytyvästä maksusta. Jos ilmoitus annetaan enintään 45 päivää myöhässä, maksu on kolme euroa päivältä, enintään 135 euroa. Jos ilmoitus myöhästyy enemmän, maksuun lisätään myös suorituksen määrään perustuva prosenttimääräinen maksu. Myöhästymismaksu voi olla enintään 15 000 euroa kuukaudessa.

Lisää tietoa löydät:  kauppakamaritieto.fi 

Kati Mattinen
lakimies
Helsingin seudun kauppakamari