Apua – kuitti kadoksissa!

Kirjanpitoon viedään liiketoimintaa koskevat tositteet. Meno­tosite on pääsääntöisesti ulkopuolisen tahon antama. Itse laaditaan tosite, jos ulkopuolista tositetta ei ole mahdollista käyttää.

Syitä ulkopuolisen antaman tositteen puuttumiseen voi olla useita, esimerkiksi paperi on loppunut maksuautomaatista, luotto­kortilla maksettu kuitti on pudonnut lompakosta tai kuitin päälle on kaatunut nestettä muuttaen sen lukukelvottomaksi. Yksityishenkilön ei ole tarkoitus maksaa yrityksen kuluja, ja silloin laaditaan tosite kirjanpitoon itse.

Kirjanpitolain 5:2§ mukaiset tositevaatimukset tulee näissäkin tositteissa olla. Kerrotaan mitä, koska ja keneltä ollaan ostettu ja miksi ei alkuperäistä tositetta ole.

Toistuvasti puuttuvat tositteet on riski verotuksessa.

Arvonlisäverolain 209e §:n mukaan tositteelle tulevia tietoja vaaditaan paljon enemmän kuin kirjanpitolain mukaan. Itse laaditut tositteet eivät täytä arvonlisäverolain vaatimuksia eli vähennysoikeutta ei näistä kuluista ole. Itse laaditussa tositteessa käytetään siten vain kirjanpitolain vaatimuksia.

Miten kirjanpitäjän tulee toimia, kun itse laadittuja kulutositteita puuttuvien tositteiden takia toimi­tetaan kirjanpitoon toistuvasti?

Kirjanpitolaissa todetaan, että milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus todennetaan kirjanpitovelvollisen itse laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

Tässä pykälässä ei ole otettu kantaa siihen, miten paljon itse laadittuja tositteita, joita ei ole saatu ulkopuolisilta, voi kirjanpidossa olla tilikauden aikana.

Toistuvasti puuttuvista kuiteista muodostuu kuitenkin riski verotuksessa. Tällöin teko voidaan katsoa tahalliseksi ja siten verotus tapahtuu omana kuluna, ei yrityksen kuluna. Käytännössä tämä tulee esille verotarkastuksen yhteydessä. Tyypillisempiä esimerkkejä ovat puuttuvat polttoaine- ja neuvottelukuitit.

Teija Kerbs
kirjanpidon asiantuntija
Helsingin seudun kauppakamari