Milloin työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilatietoja?

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetussa laissa (jäljempänä YksitL) säädetään millä edellytyksin työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja, ja miten näitä tietoja käsiteltäessä tulee toimia. Henkilötietojen käsittelyssä on lisäksi noudatettava tällä hetkellä vielä henkilötietolain säännöksiä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018 ja henkilötietolaki tullaan sen myötä kumoamaan.

Tietojen kerääminen ja käsittelyn tarve

Työnantaja saa käsitellä ainoastaan välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei ole mahdollista poiketa edes työntekijän nimenomaisesti antamalla suostumuksella (YksitL 3 §).

Työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja vain, jos ne on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta. Lisäksi edellytetään, että jokin seuraavista käsittelyn perusteista täyttyy: tietoja tarvitaan sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi tai sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy; tai työntekijä nimenomaisesti haluaa, että hänen työkykyisyyttään selvitetään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella; tai käsittely perustuu muuhun lakiin(YksitL 5.1 §).

Sairauspoissaolotilanteessa lääkärintodistuksesta ilmenevien työntekijän terveydentilatietojen käsittely on oikeutettua sairausajan palkan maksamiseksi ja työntekijän poissaolo-oikeuden varmistamiseksi. Tilanne, jossa työntekijä haluaa työkykyään selvitettävän, voi syntyä esimerkiksi silloin, kun työntekijällä on työn tekemistä rajoittava vamma tai sairaus. Työkyvyn arviointia terveydentilatietojen perusteella tarvitaan lisäksi tilanteessa, jossa työnantaja harkitsee työsuhteen päättämistä työntekijän sairauden vuoksi. Työntekijän terveydentilatietojen käsittely voi perustua myös työturvallisuutta ja -terveyttä koskevaanlainsäädäntöön.

Käsittelyn rajoittaminen

Ainoastaan ne henkilöt, jotka työntekijän terveydentilatietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen, ovat oikeutettuja käsittelemään kyseisiä tietoja. Työnantajan on etukäteen nimettävä käsittelyyn oikeutetut henkilöt tai määriteltävä ne tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee salassapitovelvollisuus eli he eivät saa ilmaista tietoja sivullisille työsuhteensa aikana tai sen päättymisen jälkeen (YksitL 5.2 §).

Tietoa työntekijän sairauspoissaolosta ei tule yleisesti ilmoittaa työpaikalla. Pelkästään tieto siitä, että työntekijä on sairaana, ei ole arkaluonteinen henkilötieto, mutta se on kuitenkinhenkilötieto.Sairauden syy puolestaan on arkaluonteinen henkilötieto. Esimerkiksi henkilöstöpäällikkö, esimies ja palkanlaskija voivat olla oikeutettuja käsittelemään työntekijän terveydentilaa ja sairauspoissaoloa koskevia tietoja. Terveydentilatietoihin pääsevien henkilöiden määrä tulee rajata mahdollisimman suppeaksi tarpeellisuusvaatimusta noudattaen.
Työntekijän työnantajalle luovuttaman työkykyään koskevan lääkärintodistuksen tai -lausunnon saa lain nojalla luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle laissa säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, ellei työntekijä ole erikseen kieltänyt luovuttamista (YksitL 5.3 §). Työnantajan tulee informoida työntekijöitä mahdollisuudesta kieltää luovuttaminen.

Terveydentilatietojen säilyttäminen

Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista (YksitL 5.4 §).Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja (esimerkiksi diagnoositietoa) ei saa tallettaa muihin työnantajan henkilörekistereihin, kuten palkkahallinnon rekisteriin.Terveydentilatietoja voidaan säilyttää erikseen paperimuodossa, tai esimerkiksi sähköiseen muotoon skannattuna tai tallennettuna. Tiedot on suojattava säilyttämällä niitä lukitussa tilassa. Tietojärjestelmiin tallennettujen tietojen on oltava esimerkiksi käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla suojattuja.

Henkilötietolaki edellyttää, että arkaluonteiset henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun niiden käsittelylle ei enää ole laissa edellytettyä perustetta. Arkaluonteisten tietojen käsittelyn perustetta ja tarvetta on lain nojalla arvioitava vähintään viiden vuoden välein (henkilötietolaki 12.2 §). Laissa ei ole tarkempia säännöksiä tämän arvion suorittamiseen. Tietosuojavaltuutetun suosituksen mukaan lääkärintodistuksia ja työntekijän terveydentilatietoja saa lähtökohtaisesti säilyttää enintään kaksi vuotta. Kahden vuoden säilytysajasta voidaan kuitenkin poiketa, mikäli se on tarpeellisuusvaatimus huomioiden työnantajan ja työntekijän oikeuksien ja velvollisuuksien vuoksi perusteltua.

Tietosuoja-asetus

Tietosuoja-asetus ei tiettävästi tuo suuria muutoksia työntekijän terveydentilatietojen käsittelyyn. Asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset periaatteet (5 art. 1 kohta) sisältyvät käytännössä jo henkilötietolakiin. Henkilön terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyssä on kyse asetuksessa säädetystä erityisiä henkilötietoryhmiä koskevasta käsittelystä (9 art.), joka vastaa pitkälti arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä koskevaa voimassa olevaa sääntelyämme. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittely on lähtökohtaisesti kielletty, mutta se sallitaan kuitenkin työoikeuden alalla, kun käsittely perustuu jäsenvaltion lainsäädäntöön tai lainsäädännön mukaiseen työehtosopimukseen (9 art. 2 b kohta).

Tietosuojavaltuutetun lausuntoja koskien työntekijän terveydentilatietojen käsittelyä:

Tietosuojauudistuksesta:

Reetta Riihimäki
lakimies
Helsingin seudun kauppakamari