Pelisäännöt selviksi ennen etätyön aloittamista

Koronan toinen aalto kummittelee kulman takana ja monella työpaikalla mietitään kuumeisesti, pitäisikö keväällä aloitettua etätyöskentelyä jatkaa myös syyskaudella. Monia askarruttaa sekin, millaisista asioista etätyöhön siirryttäessä tai sitä jatkettaessa kannattaisi sopia.

Muun muassa näihin päivänpolttaviin asioihin saatiin selkoa keskiviikkoaamun (12.8.2020) webinaarissa, jossa asiantuntijana oli Helsingin seudun kauppakamarin lakimies ja työsuhdejuristi Joanna Ahokanto.

Hänen ensimmäinen ohjeensa oli, että tilannetta kannattaa nyt seurata tarkasti. Maskisuositus on viranomaisilta tulossa ja elokuun alussa purettu etätyösuositus saattaa sekin saada jatkoa.

– Tilanne voi muuttua lähiviikkoina nopeastikin. Varautuminen on viisasta, sillä päätöksen etätyöstä tekee lopulta työnantaja. Työnantajan vastuulla on miettiä ja linjata, onko työpaikalle paluu järkevää ja turvallista, käydäänkö siellä esimerkiksi vuorotellen vai siirrytäänkö kokonaan etätöihin, Ahokanto muistutti.

Turvallisuus on työnantajan vastuulla

Mikäli etätyö ei ole mahdollista, on työnantajan minimoitava altistusriski muun muassa suojaimilla, suojaseinillä sekä tarkalla hygienialla. Myös henkilökontakteja on välteltävä. Mikäli tartuntariski on selvästi kohonnut, on otettava käyttöön henkilösuojaimet ja annettava niistä selkeä ohjeistus.

Jos kaikesta huolimatta pysytään työpaikalla, pitää arkitoimista antaa selkeät ohjeistukset eli kuinka hoidetaan työpisteet, turvavälit, hygienia ja vaikkapa lounastaminen.

Mikäli viranomaisilta tulee maskisuositus, pitää työnantajan arvioida, hankitaanko ne koko henkilöstölle. Tässä kohtaa kannattaa huomata, että henkilösuojaimet voi hankkia verovapaasti.

Kieltäytyminen voi muuttua palkattomaksi poissaoloksi

Voiko etätyöhön sitten velvoittaa, mikäli työntekijä ei sitä halua?

Lakiasiantuntijan mukaan työntekijällä on vain harvoissa tapauksissa oikeus kieltäytyä etätyöstä. Toisaalta siihen ei voi myöskään siirtyä omin päin ja ilman työnantajan suostumusta.

– Jos etätyössä olevaa velvoitetaan tulemaan esimerkiksi kokoukseen tai toimistolle, voidaan kieltäytyminen tulkita luvattomaksi poissaoloksi tai jopa työstä kieltäytymiseksi. Näin varsinkin silloin, jos olosuhteet on todettu turvallisiksi, Ahokanto listaili.

Myöskään kotona tai lähipiirissä oleva riskiryhmäläinen ei suoraan oikeuta palkalliseen poissaoloon.

Jos työpaikalle tulee kipeänä, työnantaja voi passittaa hänet kotiin ja kannustettava koronatesteihin joko esimiehen tai työsuojeluvaltuutetun toimesta.

Tarkat kirjaukset käytännöistä

Monella työpaikalla tehtiin viime keväänä etätyölinjauksia todella nopealla aikataululla. Samalla jouduttiin käyttämään myös luovuutta, sillä etätyölle ei ole yleistä määritelmää eikä erillistä lainsäädäntöä.

Vaikka etätyö voi kuulua osalle henkilöstöstä normaaliin toimenkuvaan, on siitä laajemmassa mitassa sovittava kirjallisesti. Lisäksi etätöihin siirtymisestä ja sen kestosta on ilmoitettava hyvissä ajoin etukäteen.

– Ilmoitusaika voi olla viikko vai kaksi. Etätyöjakso voi olla esimerkiksi 2–3 kuukautta kerrallaan eli määräaikainen, Ahokanto tähdensi.

Etätyöhön siirryttäessä on käytävä läpi muun muassa töiden seuranta, miten hoidetaan arkinen yhteydenpito ja viestintä, kuinka usein käydään työpaikalla ja mikä on matkakorvausten kohtalo. Myös kotikonttorin ergonomia-asiat kannattaa huomioida, vaikka työnantajalla ei olekaan suoraa velvoitetta hankkia esimerkiksi sähköpöytiä tai muita kalusteita.

– Etätyössä olevan vakuutusturva on suppeampi, joten sen laajentamista kannattaa harkita. Myös tietoturvaa kannattaa kartoittaa: pääsevätkö työnantajan tietokoneisiin käsiksi myös muut perheenjäsenet vai onko käytössä esimerkiksi lukittava kaappi, Ahokanto listaili.

Työaika toimii myös etätöissä

Työnantajan on järjestettävä etätyöhön riittävät työvälineet eli puhelin, liittymä, tietokone ja näyttö. Tämä ei kuitenkaan vielä velvoita henkilöstöä vastaamaan sähköposteihin, puheluihin tai viesteihin työajan ulkopuolella tai lomalla, jos asiasta ei ole erikseen sovittu.

– Työntekijää ei voi myöskään velvoittaa some-kanavien tai erilaisten sovellusten käyttöön, ellei se kuulu hänen varsinaiseen toimenkuvaan.

Esimerkiksi uuden koronaseurantasovelluksen lataaminen ja käyttö on jokaisen oma asia. Työnantaja ei voi siihen pakottaa eikä myöskään nähdä sen tietoja

– Jos tartuntamäärät nousevat, mutta työpaikalle on edelleen tultava, on otettava käyttöön kasvomaskivelvoite.  Usein suurin tartuntariski on kuitenkin työmatkalla ja joukkoliikenteessä, jonka vuoksi kannattaa miettiä etätyötä. Mikäli koko henkilöstön osalta siirrytään etätyöhön, tulee työnantajan laatia tästä selkeä yleinen ohjeistus, hän kiteytti.