Tietoverkon käytöstä sopiminen

Tarjolla on kasvava määrä erilaisia sähköisiä kanavia ja työkaluja, joilla tietoja voidaan sujuvasti välittää ja käsitellä eri organisaatioiden ja työntekijöitten välillä. Sähköiset kanavat ja työkalut hyödyntävät tietoverkkoja, joiden käyttöön liittyy riskitekijöitä. Tiedot voivat kadota, muuttua tai päätyä ulkopuolisten haltuun. Tietoverkon käyttöä voi suojata sopimuksin. Sopiminen edellyttää teknistä suojausta ja tietoturvan organisointia ja hallintaa.

Etätyö

Jotta etätyö olisi yrityksen toiminnalle turvallista, tulee tietoturvasta aina antaa erillinen ohjeistus ja sopia sen mukaisesta toiminnasta. Ohjeiden laadinnassa on huomioitava etätyön ominaispiirteet, kuten kodin tietoverkon suojaus, julkisen tai avoimen verkon käyttö jne. Asiat on syytä kuvata selkeästi ja käytännössä ymmärrettävällä tavalla. Työntekijän tulee sopimuksessa sitoutua toimimaan saamansa ohjeistuksen mukaisesti.

Kumppanit ja alihankkijat

Etäyhteyksillä pidettävien kokousten osallistujien oletetaan toimivan turvallisten verkkoyhteyksien kautta. Tästä on kuitenkin syytä varmistua käytännössä etukäteen. Jos kumppanille avataan pääsy yrityksen sähköisiin tietoihin ja järjestelmiin, pääsyn ehtona on aina edellytettävä etukäteistä sopimusta ja ohjeistusta. Sopimuksen on turvattava sen yrityksen intressit, jonka tietoihin ja järjestelmiin pääsy annetaan. Sopijakumppanin käyttämä alihankkija työntekijöineen on niin ikään sitoutettava samaan sopimukseen, tai vastaavan tasoisiin ehtoihin ja ohjeistukseen. Salassapitosopimusten kattavuus on myös syytä tarkastaa, koska yritysten turvakäytännöt sisältävät usein tietoja, joita halutaan suojata ulkopuolisilta.