Ravintolayritys ponkaisi pilveen opiskelijoiden avulla

Ostolaskuja, kuitteja, sopimuskaavakkeita, tilausvahvistuksia, muistilappuja, pdf- ja kuvatiedostoja. Satoja sähköposteja, turhia puheluita, työpöydälle tai kotiin unohtuneita muistitikkuja ja turhaa ajamista paikasta toiseen.

Tuttuja ja arkisia murheita monessa pk-yrityksessä, jossa dataa pyöritetään perinteiseen tapaan papereina tai pdf-muodossa. Kaiken kukkuraksi tärkeitäkin tiedostoja säilytetään usein omilla tietokoneilla.

Näiden haasteiden kanssa oli hikoiltu vuosien ajan myös porvoolaisessa Quadrum Oy:ssä. Parikymmentä alan ammattilaista työllistävällä ja noin 2,0 miljoonan euron liikevaihtoa tekevällä yrityksellä on kaksi ravintolaa Porvoossa. Viime vuoden lopulla toiminta laajeni myös Tammisaareen, kun perinteikäs kesäravintola Knipan tuli oman TLT Ravintolat Oy:n kautta osaksi ravintolaryhmää.

Uuden toimipaikan remontti käynnistyi kevättalvella. Se oli samalla hetki, jolloin yrittäjä-toimitusjohtaja Aaro Tukiainen päätti laittaa pisteen työläälle ja aikaa vievälle puhelin-, sähköposti-, dokumentti- ja muistilappurumballe.

”Porvoossa vielä jotenkin pärjättiin, kun oltiin samalla paikkakunnalla. Tammisaaren myötä asiat ja tieto piti saada kulkemaan sujuvammin, sillä toimipaikoilla oli jo liikaa välimatkaa”, Tukiainen muistelee.

Käytännönläheinen yritysprojekti opiskelijoille

Pilvipalveluiden hyödyt olivat toki olleet tiedossa jo aiemmin, mutta projektia oli siirretty eri perustein aina eteenpäin. Maaliskuussa Tukiainen otti yhteyttä Helsinki Business Collegeen ja tiedusteli mahdollisuutta toteuttaa pilvipalveluprojekti opiskelijatyönä.

HBC:n opettaja Juha Rajala näytti idealle vihreää valoa. Samalla hän poimi sen mukaan Helsinki Business Collegen koordinoimaan ja EU:n rahoittamaan DIHUB-hankkeeseen, jossa kehitetään ja edistetään pilvipalveluiden käyttöä sekä haetaan uusia käytännönläheisiä opetusmenetelmiä.

DIHUBin muita kotimaisia kumppaneita ovat Haaga-Helia ammattikorkeakoulu ja Helsingin seudun kauppakamari.

”TLT Ravintoloiden case sopi meille mainiosti, sillä se tarjosi mahdollisuuden helpottaa perinteisen pk-yrityksen arkea ja tiedonkulkua pilvipalveluiden avulla”, Rajala kertoo.

Microsoft 365-palvelun rakentaminen käynnistyi tilannekartoituksella ja käyttäjätarpeen arvioinnilla.

”Kuukautta myöhemmin oltiin jo käyttöönotossa ja todella käytännönläheisissä koulutuksissa. Sen lisäksi saimme todella helppotajuiset toimintaohjeet mahdollisia ongelmatilanteita varten. Lisäplussaa tuli siitä, että käyttäjälisenssien määrä arvioitiin heti alussa mahdollisimman tarkasti todellisen tarpeen mukaan. Sekin tuo tärkeitä kustannussäästöjä”, Tukiainen huomauttaa.

Hän onkin lopputulokseen kaikin puolin tyytyväinen.

”Järjestelmä on otettu todella hyvin käyttöön ja sinne lisätään jatkuvasti uusia dokumentteja. Samalla etenkin esihenkilöstö voi keskittyä entistä paremmin omaan työhönsä”, Tukiainen lisää.

Osaamista tarjolla moniin digiprojekteihin

DIHUBin tavoitteena on edistää ja innovoida pilviteknologiaan perustuvien tekoälypohjaisten digitaalisten palveluiden käyttöönottoa pk-yrityksissä, mutta tuoda myös ammatilliseen koulutukseen ketteriä, työelämälähtöisiä ja motivoivia toimintamalleja.

Juha Rajala kannustaakin digiprojektien kanssa pähkäileviä ja niitä vuosi toisensa jälkeen eteenpäin siirtäviä pk-yrityksiä olemaan heihin yhteyksissä. Osaamisrepertuaariakin riittää perinteisistä office- ja sähköpostijärjestelmistä verkkokauppoihin tekoälypohjaisiin ratkaisuihin asti.

”Moni saattaa vierastaa tällaista oppilaitosyhteistyötä ja kenties epäillä myös sen laatutasoa. Jokaisella projektilla on kuitenkin selkeä vastuuhenkilö ja lisäksi tekijät ovat pääosin aikuisopiskelijoita, joilla on jo takanaan työelämäkokemusta. Muutamat tähtäävät myös alan yrittäjäksi”, Rajala kertoo.

”Lisäksi asiakkaat saavat tarvittaessa tukea ja neuvoja vielä projektin valmistuttuakin”, hän tähdentää.

DIHUB auttaa tekoälyn käyttöönotossa

Helsingin seudun kauppakamari vauhdittaa tekoälyn hyödyntämistä yrityksissä olemalla mukana hankkeeseen, jossa luodaan digitaalisten palvelujen palveluhubeja eri puolille Eurooppaa. Digital Innovation Hub for Cloud Based Services (DIHUB) on Euroopan komission osarahoittama projekti.

Lue lisää DIHUBista!