Helsingin toimisto
Käyntiosoite: Kalevankatu 12, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 68, 00131 Helsinki
Puhelin: 09 228 601 (vaihde)
kauppakamari@helsinki.chamber.fi
Ulkomaalaisesta työntekijästä säilytettävät asiakirjat
Julkaistu:
Työnantajalla on ulkomaalaislain mukainen velvollisuus ensinnäkin tarkistaa ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeus ennen työn aloittamista mutta lisäksi myös velvollisuus säilyttää työnteko-oikeutta ja työntekijää koskevia asiakirjoja laissa määrätyn ajan.
Työnantajan on säilytettävä työpaikalla tiedot entisistä ja nykyisistä ulkomaalaisista työntekijöistä ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista siten, että ne ovat vaivattomasti tarkastettavissa. Tämä myös sen takia, jos viranomainen tulee tarkastuskäynnille, ja haluaa dokumentit nähdä. Säilyttämällä tietoja työnantajan on yksinkertaisempaa seurata työnteko-oikeuden voimassaoloa.
Työpaikalla ulkomaalaisesta työntekijästä säilytettävistä tiedoista tulee käydä ilmi:
- ulkomaalaisen työntekijän henkilötiedot (koko nimi ja syntymäaika)
- perustuuko työntekijän työnteko-oikeus EU- tai ETA-maan kansalaisuuteen, voimassaolevaan työntekijän oleskelulupaan vai muuhun ulkomaalaislaissa säädettyyn työnteko-oikeuden perustavaan seikkaan
- työntekoon oikeuttavan luvan voimassaoloaika (jos kyseessä on määräaikainen lupa)
- toimiala taikka työnantaja, jolle lupa on myönnetty (jos lupa on kohdennettu vain tiettyyn työhön).
Edellä mainittuja tietoja on säilytettävä neljä vuotta ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhteen päättymisestä.
Työnantajan on hyvä muistaa, että tietyillä dokumenteilla on lisäksi esimerkiksi työsopimuslaissa säädetyt säilyttämisajat, joita tulee noudattaa työntekijän palkkaan ja vuosilomiin koskeviin dokumentteihin.
Nämä säilyttämisajat ovat samat kuin suomalaisilla työntekijöillä.
Urakointi- tai aliurakointityön sekä ulkomaalaisen työnantajan palveluksessa työskentelevän vuokratyövoiman toimeksiantajalla ei ole velvoitetta säilyttää työnteko-oikeuden perustetta koskevia tietoja. Käytännössä toimeksiantajan on kuitenkin pystyttävä osoittamaan ulkomaalaisten työntekijöiden työnteko-oikeuden perusteet työsuojelutarkastajalle, jos ulkomaalaiset työntekijät työskentelevät edelleen Suomessa. Tämän vuoksi suositellaan pitämään jonkinlaista luetteloa työsuhteen aikana.
Tietojen säilyttämisvelvoitteen noudattamiseksi työnantaja voi esimerkiksi ottaa jäljennökset asiakirjasta, josta ilmenee työnteko-oikeuden peruste tai käyttää työsuojeluviranomaisen lomaketta: Luettelo ulkomaalaisista työntekijöistä ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista.
Joanna Ahokanto
lakimies
Henkilötietojen säilyttämisestä
On lisäksi hyvä muistuttaa, että edellä mainitut tiedot ovat henkilötietoja eikä niitä saa pitää yleisesti näkyvillä. Työnantajan pitää säilyttää näitä tietoja asianmukaisesti ja huolellisesti. Henkilötiedot on säilytettävä siten, että ne ovat suojassa ulkopuolisten pääsyltä niihin käsiksi.
